Из нашей статьи вы узнаете:
Аббревиатура МЧД расшифровывается как машиночитаемая доверенность. При её использовании директору не нужно относить в ФНС бумажную доверенность, а ИП не требуется заверять её нотариально. МЧД можно оформить на одного или нескольких сотрудников и доверенных лиц
Как начать работать с машиночитаемой доверенностью, где взять образец заполнения МЧД и кто её может оформить — на эти вопросы отвечаем в нашей статье.
В каком формате можно заполнить мчд
Заполнить МЧД можно только в электронном виде. МЧД расшифровывается как машиночитаемая доверенность. Документ создаётся в формате XML. Такой формат необходим для того, чтобы информационная система могла автоматически считывать данные с доверенности. Тем самым участие человека сводится к минимуму.
Зачем оформлять и заполнять МЧД
После заполнения МЧД даёт право работникам и уполномоченным представителям действовать от имени организации или ИП. С помощью машиночитаемой доверенности сотрудник может сдавать отчётность или подписывать документы за руководителя.
Когда МЧД станет обязательна
Работа с МЧД станет обязательна с 1 сентября 2023 года. Подписанные документы от юрлица или ИП без машиночитаемой доверенности не будут иметь юридической значимости. Однако если у бухгалтера компании или ИП есть электронная подпись сотрудника, которая была выпущена до 31 августа 2023 года, он может заверять документы с её помощью и не использовать МЧД до 1 сентября 2024 года.
С чего начать заполнение мчд
Перед тем, как заполнить МЧД, на работника или уполномоченного представителя нужно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица.
КЭП выдают только в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Министерства цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте ведомства.
Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации. Также список можно скачать отдельным файлом.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физических лиц — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.
После того как работник или уполномоченный представитель получил КЭП, машиночитаемую доверенность формируют в информационной системе и заполняют. Единой формы МЧД нет. Она реализована в государственных ведомствах ФНС, СФР и коммерческих сервисах.
Кто может оформить и заполнить МЧД
Машиночитаемую доверенность может выдать только тот, кто вправе вести деятельность без доверенности от имени организации или ИП. Это директор или индивидуальный предприниматель. После заполнения электронной доверенности руководитель подписывает МЧД своей КЭП.
КЭП ИП или директора организации можно получить только в УЦ ФНС.
Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».
Где можно создать МЧД
Заполнить МЧД можно на сайте ФНС или в сервисах, где реализована работа с машиночитаемой доверенностью. Там же представлены образцы документа.
Рассмотрим, как заполнить электронную доверенность (МЧД) в сервисах «1С-Отчётность» и «Астрал.Доверенность».
Как заполнить МЧД в 1С-Отчётность
Сервис 1С-Отчётность от «Калуга Астрал» позволяет подать заявку на выпуск МЧД для сотрудников организации. Рассмотрим, как заполнить электронную доверенность в программе.
Чтобы создать и заполнить машиночитаемую доверенность в 1С-Отчётность, необходимо выполнить следующие шаги:
- Открыть вкладку ЭДО в основном меню.
- Выбрать в списке строку «Машиночитаемые доверенности».
- В системе «Бухгалтерия Предприятия 3.0» перейти по схеме: «Отчёты» → «Уведомления, сообщения и заявления» → «Создать» → «МЧД» → «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».
- Заполнить образец машиночитаемой доверенности (МЧД) и выбрать полномочия для сотрудника. Требуется указать ключевые реквизиты: ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес фирмы, персональные данные директора и работника.
- Если МЧД делается не для штатного сотрудника, то необходимо поставить отметку напротив пункта «Сотрудник организации доверителя».
- Выбрать тип доверенности:
- B2B — машиночитаемая доверенность для электронного документооборота с контрагентами;
- B2G — машиночитаемая доверенность для отчётности в контролирующие органы.
- Подписать машиночитаемую доверенность квалифицированной электронной подписью руководителя компании.
- Нажать вкладку «Уведомления», далее кнопку «Загрузить» и выбрать пункт «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».
- Для загрузки файла нажать «Выбрать файл».
- Чтобы сохранить изменения, нужно нажать кнопку «ОК». Для отправки МЧД нажать «Отправить».
Один работник или уполномоченный представитель может иметь несколько машиночитаемых доверенностей, чтобы выполнять разные задачи.
При последующей отправке отчётности или документов через 1С-Отчётность сотруднику достаточно приложить МЧД к подписанной документации.
Как заполнить МЧД в «Астрал.Доверенность»
«Астрал.Доверенность» позволяет заполнить два вида МЧД: B2B и B2G.
B2B
Чтобы создать доверенность для ЭДО с контрагентами, необходимо нажать кнопку «Создать доверенность» и выбрать .
Откроется пустой образец заполнения МЧД, который следует заполнить. Форма имеет несколько разделов. Сервис позволяет сохранить доверенность в черновики.
После заполнения машиночитаемой доверенности её нужно подписать и отправить в ФНС.
- Заполнение
- Следуйте инструкции и заполните строки по порядку, вписав всю требуемую информацию.
- Сведения о доверенности
Доверенность можно передоверить. При этом пользователь может выбрать, утрачиваются или не утрачиваются полномочия в процессе передоверия.
Сведения о доверителе
Выберите тип доверителя: Российская организация, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо или Иностранная организация. От типа доверителя зависят поля для заполнения электронной доверенности.
Российская организация
Индивидуальный предприниматель
Физическое лицо
Иностранная организация
Сведения о представителе
Выберите тип представителя: Юридическое лицо, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо. От типа представителя зависят поля для заполнения. Представителей может быть несколько.
Юридическое лицо
Индивидуальный предприниматель
Физическое лицо
Сведения о полномочиях представителя
B2G
Как заполнить электронную доверенность для B2G (Business to Government)? Для заполнения машиночитаемой доверенности B2G необходимо нажать «Создать доверенность» и выбрать «Доверенность для отчётности».
Откроется пустой образец МЧД, который следует заполнить. Форма имеет несколько разделов. Сервис позволяет сохранить доверенность в черновики.
- После заполнения машиночитаемой доверенности её нужно подписать и отправить в ФНС.
- Заполнение
- Сведения о доверенности
Сведения о доверителе
Выберите тип доверителя: Российская организация, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо или Иностранная организация. От типа доверителя зависят поля для заполнения
Российская организация
Если от имени компании действует управляющая организация, то необходимо поставить соответствующую отметку и заполнить поля.
Индивидуальный предприниматель
Физическое лицо
Иностранная организация
Сведения о представителе
Выберите тип представителя: Юридическое лицо, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо. От типа представителя зависят поля для заполнения.
Юридическое лицо
Индивидуальный предприниматель
Физическое лицо
Сведения о полномочиях представителя
Подписание и отправка МЧД в сервисе «Астрал Доверенность»
После того как МЧД заполнена, нужно нажать «Подписать и отправить в ФНС», чтобы зарегистрировать доверенность в налоговой. Перед отправкой сервис проверит установленный криптопровайдер и плагин.
Далее будет проведена проверка наличия сертификата. Если сертификат не будет найден или не будет подходить, то в сервисе появится соответствующее уведомление.
Если на компьютере установлен один сертификат, появится окно с установленным сертификатом. Для продолжения подписания нужно нажать «Подписать и отправить».
Если на компьютере установлено несколько сертификатов, необходимо выбрать нужный из списка, далее «Подписать и отправить».
Будет выполнена криптографическая операция.
При успешной отправке появится соответствующее уведомление.
Подготовка и отправка электронных доверенностей (МЧД)
C 1 января 2022 г. вступил в силу пункт 14 статьи 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, в соответствии с которым, ЭЦП юридического лица выдается исключительно на имя уполномоченного представителя юридического лица или ИП, а сотрудники юридического лица или ИП в своей деятельности могут применять только электронную подпись физического лица.
Соответственно на доверенные лица требуется оформлять МЧД.
МЧД — это электронная доверенность, которая заверяется только КЭП главы компании, дающее право заверения электронной документации другому сотруднику организации. Только после этого доверенное лицо может вести электронный документооборот от имени главы компании.
Для подписания и отправки регламентированных отчетов сертификатам физического лица, необходимо оформить и зарегистрировать три формы МЧД:
- Машиночитаемая доверенность ФНС.
- Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС).
- Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР).
Открываем раздел сервиса 1С-Отчетность — Отчеты- Регламентированные отчеты.
Далее переходим в раздел Уведомления и по очереди создаем Машиночитаемую доверенность (ФНС), Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС) и Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР), рисунок 1.
Рисунок 1 — Переход в раздел 1С-Отчетность
В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 2
Рисунок 2 — Создание документа МЧД
- Номер доверенности — заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
- Дата выдачи — текущая дата оформления документа.
- Дата окончания действия — доверенность можно оформить на три года.
- Доверитель — выбираем из списка нужное наименование организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли реквизиты подтянулись из карточки организации, если есть пустые поля заполняем.
- Представитель — выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя.
- Фамилия, имя, отчество, Удостоверение личности, ИНН, Гражданство, СНИЛС, Дата рождения — данные заполняться автоматически на основании реквизитов, которые заполнены в карточке физического лица.
- Налоговый орган — получатель — реквизит подтянется автоматически из карточки Организации.
- Органы, для которых действует доверенность — автоматически подтянуться все направления ФНС ранее зарегистрированные в сервиса 1С-Отчетность. При необходимости можно зайти и выполнить изменения, отключив не нужное направление.
- Полномочия — автоматически будет проставлены Все полномочия, при необходимости можно зайти по гиперссылке и откорректировать отключив нужное наименование.
После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Дожидаемся положительного протокола со статусом Зарегистрировано.
Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС)
В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 3
Рисунок 3 — Пометка физ. лица как сотрудника организации
- Номер доверенности — заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
- Дата выдачи — текущая дата оформления документа.
- Дата окончания действия — доверенность можно оформить на три года.
- Доверитель — выбираем из списка нужное наименование организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли реквизиты подтянулись из карточки организации, если есть пустые поля заполняем.
- Представитель — выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя.
- Фамилия, имя, отчество, Удостоверение личности, ИНН, Гражданство, СНИЛС, Дата рождения — данные заполняться автоматически на основании реквизитов, которые заполнены в карточке физического лица.
- Полномочия — автоматически будет проставлены Все полномочия, при необходимости можно зайти по гиперссылке и откорректировать отключив нужное наименование.
- Идентификатор родительской доверенности — при первом заполнении поле оставляется пустым. Если оформляется последующая доверенность с изменением каких-либо реквизитов, то из списка необходимо подтянуть ранее зарегистрированную доверенность.
- Примечание — описание к пункту Родительской доверенности. Если документ оформляется первый раз поле оставляем пустым.
После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Регистрация МЧД СФР выполняется сразу, необходимо дождаться положительного протокола со статусом Зарегистрировано.
Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР)
В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 4
Рисунок 4 — Отправка МЧД в обработку
- Номер доверенности — заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
- Страхователь — в поле выбираем нужную Организацию. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли данные заполнены, обязательно указываем контактную информацию (телефон и электронную почту)
- Представитель страхователя — выбираем руководителя организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем заполнение должности.
- Представитель — выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли данные заполнены, обязательно указываем контактную информацию (телефон и электронную почту) и Должность. Если физическое лицо не является сотрудником организации, то прописываем слово Представитель.
- Номер доверенности — указываем номер основной Доверенности ФНС.
- Кем выдан документ — указываем наименование Организации.
- Дата начала действия — указываем дату основной Доверенности ФНС.
- Дата окончания действия — указываем дату основной Доверенности ФНС.
После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Дожидаемся положительного протокола со статусом Зарегистрировано.
- Если в сервисе 1С-Отчетность привязана подпись не руководителя организации, то МЧД можно подписать подписью руководителя в сторонней программе (например КриптоАРМ), а затем загрузить в 1С два файла: МЧД в формате XML и подпись руководителя в формате SGN, BIN, P7S, SIGN или SIG.
- Если по какой-либо причине подписать МЧД подписью руководителя невозможно, то доверенность необходимо будет предоставить в ФНС в бумажном виде.
Для загрузки подготовленного ранее файла МЧД в разделе Уведомления необходимо нажать кнопку Загрузить и выбрать пункт Машиночитаемая доверенность.
Рисунок 5 — Загрузка заранее подготовленной МЧД
В открывшемся окне через форму выбрать файл, добавляем МЧД и файл подписи, нажимаем ОК.
Рисунок 6 — Добавление документов
Таким же образом можно выгрузить и МЧД из программы 1С:Бухгалтерия в программу 1С:Зарплата и Управление персоналом, если в Организации используются две конфигурации для передачи отчетности в контролирующие органы. Соответственно отдельно в каждой из конфигураций не нужно регистрировать МЧД, достаточно выполнить в одной базе и загрузить в другую.
Далее можно приступать к подготовке и отправке Заявления для подвязки подписи доверенного лица в сервисе 1С-Отчетность.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Налоговая создала сервис для электронных доверенностей: зачем и как с ним работать
#новости
Разбираемся, когда нужны электронные доверенности, кто их должен оформлять и как это сделать.
В конце февраля 2023 года ФНС представила сервис, в котором можно создать и проверить электронную доверенность. Ведущий специалист по налогообложению и куратор курсов Skillbox Мария Буянова рассказала, что такое электронная доверенность, когда её нужно использовать и как её оформить.
Электронная доверенность, или МЧД (машиночитаемая доверенность), — форма доверенности в виде файла XML. Она нужна, чтобы сотрудник компании или индивидуального предпринимателя мог отправлять отчёты и документы в ФНС в электронном виде.
МЧД нужны всем, кто использует ЭДО — электронный документооборот. До 31 августа 2023 года использовать их можно по желанию, после — придётся обязательно. Это не касается тех, кто отправляет документы в ФНС по почте или приносит лично — они могут работать как прежде.
Электронную доверенность для налоговой создали, чтобы упростить документооборот. С ней будет меньше волокиты:
- индивидуальные предприниматели смогут не заверять бумажную доверенность у нотариуса;
- не нужно будет предоставлять бумажную копию доверенности в ФНС.
Индивидуальный предприниматель или руководитель организации выдаёт электронную доверенность на сотрудника. Дальше сотрудник пользуется ей, когда отправляет документы в налоговую.
Чтобы доверенность работала, её нужно заверить. Для этого предпринимателю или руководителю требуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Это файл, в котором хранятся сведения о владельце КЭП. Файл записан на носитель — его называют токеном. Он выглядит как флешка.
Получить КЭП можно в удостоверяющем центре ФНС. Чтобы работать с КЭП, нужно установить на компьютер специальные программы. Они нужны, чтобы считывать КЭП с носителя и подписывать (удостоверять) файлы.
Сделать это можно в сервисе ФНС. Для этого нужно согласиться на обработку персональных данных и указать сведения:
- о доверенности — срок действия и номер, который нужно создать самому с учётом регламентов компании;
- о доверителе — компании или индивидуальном предпринимателе;
- о представителе — человеке, который будет посылать документы в ФНС;
- о полномочиях — что может делать сотрудник по этой доверенности.
Когда ФНС сформирует доверенность, ИП или руководителю компании нужно подписать её с помощью КЭП.
Так выглядит процесс создания МЧДСкриншот: ФНС
Подписанную доверенность можно будет скачать в виде файла. Сотрудник будет прикладывать его к документам и отчётам, которые посылает в ФНС.
Важно! Чтобы налоговая приняла документы, сотруднику тоже нужно оформить квалифицированную электронную подпись. Он будет использовать её, чтобы заверить бумаги. А доверенность нужна, чтобы подтвердить, что сотрудник имеет на это право.
Идите в бухгалтерию!Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором. Узнать больше
Электронная доверенность: что это и как работает
- Главная →
- Журнал →
- Бизнес
Масштабные изменения в работе с электронной подписью коснутся всех, кто сдает отчетность через интернет.
В 2023 году руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам скоро потребуются личные подписи и электронные доверенности.
Расскажем, что такое электронная доверенность, как ее оформить и применять.
Еще год в работе бухгалтеров и уполномоченных представителей почти ничего не поменяется: если вы еще не перешли на сертификат физлица и МЧД, до 1 сентября 2024 года можно подписывать отчетность сертификатами, выданными на сотрудников юрлиц.
Узнать подробности
- Электронная доверенность, она же машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный файл, который распознается автоматически и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени организации (ИП): передавать отчетность в ФНС и другие органы, подписывать документы, заключать сделки с контрагентами.
- МЧД заменяет бумажную доверенность, подписанную руководителем, и не требует дополнительного заверения у нотариуса.
МЧД не стоит путать с доверенностью в виде скан-образа, ее тоже часто называют электронной. Это бумажный документ, преобразованный в электронный вид путем сканирования (Письмо ФНС от 05.08.
2021 № ЕА-3-26/5459@). Обязательной формы для скан-доверенности нет, здесь действуют общие правила оформления доверенностей (ст. 185, 186 ГК РФ, «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.
1993 № 4462-1).
Независимо от того, как направляется доверенность в ИФНС — в виде скан-образа или МЧД, она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Передать доверенность в ИФНС необходимо до начала документооборота — до того, как сотрудник сдаст первый отчет (Письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@).
Порядок применения МЧД регулируется:
Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.
С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а с 1 сентября 2023 станет обязательной (ст. 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.
Новшества для руководителей и ИП
Поправки к закону об электронной подписи изменили с 2022 года порядок получения сертификатов для ИП и руководителей организаций. Теперь они оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.
Прежние правила оформления ЭП не ограничивали количество сертификатов, выдаваемых одному юрлицу.
Поскольку в каждом таком сертификате есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте, то документы за компанию может подписывать как руководитель, так и работники, действующие на основании доверенности. Такие сертификаты, если у них не истек срок действия и они выданы аккредитованными УЦ, действуют и сейчас.
Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.
Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.
Подключить
Новшества для работников
Сейчас сотрудники могут подписывать электронные документы сертификатом юрлица, оформленным по старым правилам. А с 1 сентября 2023 года обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц.
В сертификате физлица будут только данные о самом человеке. Поэтому сотруднику, действующему от имени организации, понадобится еще и машиночитаемая доверенность, подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их собственной электронной подписью и приложить файл МЧД либо указать ее реквизиты.
Сертификат физлица можно получить в любом удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.
Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника до обязательного перехода на МЧД и после:
| Вид сертификата | Или сертификат организации, или сертификат физлица | Только сертификат физлица |
| Разрешенная ЭП |
|
Только электронная подпись физлица с приложением машиночитаемой электронной доверенности |
Таким образом, до осени 2023 года будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники.
Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. На сегодня сервисы для формирования МЧД и порядок их применения разработали:
- налоговая служба — XML-формат доверенности утвержден Приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@;
- Банк России — подробные инструкции по МЧД можно увидеть на сайте банка;
- СФР — вся необходимая нормативка по МЧД размещена на сайте фонда.
Формы и порядки предоставления доверенностей, разработанные федеральными органами власти можно посмотреть на Госулугах.
Электронные доверенности можно применять не только для взаимодействия с госоранами (B2G-доверенности), но и с контрагентами (B2B-доверенности). МЧД для работы с контрагентами можно сформировать и скачать в сервисе ФНС «Реестр машиночитаемых доверенностей».
Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность.
Минцифры разработало единый формат МЧД (версия 003). Это универсальный формат — в одну МЧД можно включать полномочия для подписания документов как с контрагентами (B2B-сегмент), так и с госорганами (B2G-сегмент). А еще этот формат дает возможность передоверия.
В скором времени все госорганы должны будут поддерживать единый формат МЧД версии 003. А пока можно применять как новый единый формат, так и формат 002.
Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.
| Формат доверенности |
|
| Формат подписи | XMLDSIG или формат, утвержденный Приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472 |
| Содержание доверенности |
|
МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер.
Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).
Единый классификатор полномочий, разработанный Минцифры, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Структуру классификатора можно посмотреть здесь.
Каждому полномочию присваивается:
- наименование;
- уникальный идентификационный номер;
- дата включения в классификатор.
Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:
И еще несколько кодов для примера:
| 1_FNS03 | Получать документы в налоговом органе |
| 1_FNS05 | Подписывать документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ |
| 1_FNS06 | Представлять документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ |
| 1_FNS07 | Получать от налогового органа документы, подтверждающие постановку на учет и снятие с учета |
Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.
Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.
Общая схема создания электронной доверенности выглядит так:
- сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
- директор подписывает доверенность;
- сотрудник отправляет подписанный файл доверенности в контролирующий орган;
- ведомство принимает доверенность, присылает ответ;
- сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.
Разберем, как это происходит на практике.
Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне
В Контур.Экстерне вы можете оформить электронную доверенность и сдавать по ней отчетность. Подробно о том, как оформить МЧД, рассказываем в видео.
Сделать всё правильно помогут пошаговые инструкции:
Формирование МЧД в сервисах ФНС
XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.
Сформированную МЧД можно скачать. После этого ее можно загрузить в Экстерне и отправить в ФНС.
МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.
Это могут быть системы:
- операторов ЭДО;
- аккредитованных УЦ;
- федеральных органов — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.;
- другие.
Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.
Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно.
Рекомендуемый формат заявления об отзыве МЧД, используемой в электронном документообороте с ФНС, установлен Письмом от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. А общий порядок отмены электронной доверенности регулируется нормами раздела III Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.
Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.
Для сравнения — если бухгалтер использует ЭП руководителя (это незаконно, но все же бывает), документ считается подписанным руководителем, он и будет нести ответственность как за содержание документа, так и за его подписание другим человеком. Объясняется это тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и не допускать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).
С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки. Об ответственности бухгалтера и возможных штрафах мы подробно писали в статье «Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году».
Как заполнить машиночитаемую электронную доверенностью (МЧД) в Контур-экстерне. — Сервисный центр "Софт-онлайн" — Партнер СКБ Контур
Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.
Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.
Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.
Основные причины отказа от электронного документооборота
Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.
Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:
- Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.
Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции.
Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания.
Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.
- Электронный документооборот нужен только большим компаниям.
Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.
- Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.
Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе.
Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности.
Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.
Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.
- Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.
Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С.
Веб-версию не нужно устанавливать, достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут.
Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.
- Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.
Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе.
Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.
Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга.
При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.
Как оформить отказ от электронного документооборота
Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.
Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:
- Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
- Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
- Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
- Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.
Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.
Образец письма об отказе от ЭДО
Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:
Главному бухгалтеру ООО «Компания»
Иванову И.И.
Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.
К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.
Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.
Главный бухгалтер ООО «Фирма» ____________________ Петров П.П.
Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО
Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.
Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:
- Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
- Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру, можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
- Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.
Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.
Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:
- проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
- создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
- развитие информационной системы ФНС и другое.
Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.
Загрузка...
