Как подключить ЭДО для ИП

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
2. Купить сертификат электронной подписи.
3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год.

Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди.

Ошибок больше нет.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Что делать? 2.10Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи.

Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили.

Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой.

Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась.

Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт.

Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 ₽.

Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

https://www.youtube.com/watch?v=k4FvnLusA64\u0026pp=ygUu0JrQsNC6INC_0L7QtNC60LvRjtGH0LjRgtGMINCt0JTQniDQtNC70Y8g0JjQnw%3D%3D

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

PDF · 0,3 КБ

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 ₽, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Список доверенных центров на сайте налоговой

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 ₽, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 ₽.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников.

Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России.

Такие сервисы называются операторами документооборота.

https://www.youtube.com/watch?v=k4FvnLusA64\u0026pp=YAHIAQE%3D

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 ₽, а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов.

Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов.

И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд.

Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Эдо для ип | электронный документооборот для индивидуального предпринимателя

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи, которые обеспечивает оператор ЭДО.

Такой формат делопроизводства оптимизирует бизнес-процессы, что нужно как закрепившимся на рынке компаниям, так и малому бизнесу.

Ведь каждый ИП на любой системе налогообложения обязан оформлять хозяйственные операции документально, вести кадровый, налоговый, бухгалтерский учет.

Индивидуальным предпринимателям ЭДО с контрагентами поможет:

• создавать, получать, обрабатывать, отправлять, редактировать, согласовывать и подписывать документы;
• уменьшить административные расходы на бумагу, печать, обслуживание принтеров;
• сократить время на подготовку, доставку документов;
• отвечать за качество и полноту сведений в бухгалтерской отчетности;
• освободить время на отличные от заполнения бумаг задачи;
• вести кадровый учет, КУДИР (книгу учета доходов и расходов) и иные виды учета;
• контролировать работу сотрудников;
• корректно оформлять документы благодаря наличию в системе ЭДО стандартных форм.

Кроме того, онлайн можно регистрировать онлайн-кассы в ФНС и заключать договоры с оператором фискальных данных, а также участвовать в торгах на федеральных и коммерческих площадках, в проведении закупок по 44-ФЗ.

Электронный документооборот упростит и отправку отчетности в контролирующие госорганы — ФНС, Пенсионный фонд, Соцстрах, Росстат и другие. В электронном виде можно сдать декларацию по налогу на УСН, форму 4-ФСС. Только в электронном формате принимаются сведения о деятельности ИП в Росстат, справки 2-НДФЛ, если работников больше десяти, декларация по НДС.

Кроме того, обязательна безбумажная отчетность в ПФР и ФСС, если под вашим руководством работает более 25 человек, и в ФНС, если в компании числится 100 и более сотрудников. Остальным организациям электронная отчетность рекомендована.

Откройте все возможности ЭДО для ИП

Подключиться

Преимущества ЭДО привлекают средний и малый бизнес. Благодаря электронному делопроизводству компании сокращают издержки, повышают общую эффективность всех процессов и становятся более конкурентоспособными на рынке. 

Это происходит благодаря тому, что в отличие от бумажного делопроизводства ЭДО позволяет:

• Экономить деньги на печати, канцелярии, бумаге, забыть про почтовые, курьерские услуги.
• Редактировать документы, не допускать их дублирования, отслеживать их статус и сроки подписания.
• Забыть о трудностях, связанных с пересылкой оригиналов документов.
• Избегать ошибок за счет автопроверки форматов и сертификата электронной подписи, оперативно находить причину и исправлять расхождение данных.
• Хранить документы без затрат на содержание архива.
• Легко искать нужные файлы в единой системе.
• Проводить сделки в кратчайшие сроки, быстро оформлять первичные, закрывающие документы.
• Без проблем предъявлять документы по требованию контролирующих органов.
• Обеспечить минимальный риск порчи, утери файлов.
• Увеличить скорость поступления данных в учетные системы.
• Повысить безопасность данных — передача происходит через защищенное соединение, а доступом к файлам владеет конкретное число пользователей.

Безбумажное делопроизводство повышает и производительность труда сотрудников. При бумажном документообороте работники тратят до половины рабочего времени на обработку документов. С ЭДО процессы ускоряются, а доступ к файлам легко получить даже удаленно.

Более того, систему ЭДО можно интегрировать с 1С и другими программами учета. Это позволит автоматически заполнять формы документов, настраивать проводку входящих файлов и дальнейшее формирование отчетности.

Поможем подобрать решение и подключиться к ЭДО

Оставить заявку

Уже сегодня индивидуальные предприниматели переходят на формирование и сдачу налоговой и иной отчетности в электронном виде, а также на обмен следующими документами:

• договорами, соглашениями и приложениями к ним;
• счетами, счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, УПД.

С помощью стандартных форм в редакторе Диадока можно создавать и заполнять счета-фактуры, накладные, акты, УПД, отправлять их, получать, изменять, согласовывать, подписывать, хранить. Отметим, что счета-фактуры будут равнозначны бумажным, только если составлены по утвержденному формату ФНС, переданы через оператора ЭДО и подписаны электронной подписью.

Для организации электронного документооборота понадобится выбрать систему и оператора ЭДО, проанализировать делопроизводство, внести изменения в учетную политику и договориться об обмене электронными документами с контрагентами.

Способ организации ЭДО выбирается с учетом количества отправляемых документов и занятых в документообороте сотрудников:

• Веб-версия. Подойдет для малого документооборота: ее использование упростит переход на ЭДО, поскольку она работает в любом браузере и интерфейсом напоминает электронную почту.
• Модуль для учетной системы 1С. Интеграция системы ЭДО и 1С позволит работать в привычной системе.
• Интеграция с другими учетными системами.

Также при выборе системы ЭДО стоит обратить внимание на условия внедрения, набор опций, тарифы, наличие роуминга, режим работы техподдержки.

Электронная подпись (ЭП) в электронном документообороте необходима для того, чтобы подписанные документы имели ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. ЭП визирует документ, подтверждает авторство подписи, гарантирует отсутствие изменений в документе после подписания.

В законе 63-ФЗ «Об электронной подписи» обозначены три вида ЭП:

• Квалифицированная (КЭП). Только эта подпись равнозначна собственноручной. Это самая защищенная ЭП: ее технология контролируется ФСБ, выдать ее может только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ), а работает она только со средством криптографической защиты информации.
• Неквалифицированная (НЭП). В технологии тоже используются криптографические алгоритмы, а сама ЭП позволяет проверить личность подписанта и отсутствие в файле изменений. Для получения такой подписи можно обратиться в любой УЦ, а уровень ее безопасности ниже. Для обмена документами с контрагентами понадобится взаимное соглашение.
• Простая. Эта подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Чаще всего применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, внутреннем документообороте. Простую подпись нельзя использовать для отправки документов в госорганы, для обмена с партнерами нужно соглашение.

В Диадоке компании-резиденты РФ для обмена документами пользуются только квалифицированной ЭП. С ней для организации юридически значимого документооборота не понадобятся дополнительные соглашения с контрагентами, при этом подпись будет равнозначна собственноручной. Соглашение требуется только для организации международного ЭДО с контрагентом из другой страны, который использует НЭП. 

С КЭП предприниматель сможет вести документооборот, отчитываться онлайн и выполнять любые другие операции, которые нужно заверять личной подписью:

• Обмениваться с партнерами как формализованными документами (счета-фактуры, УПД, их корректировки), так и неформализованными (договоры, соглашения, счета).
• Обеспечить оперативное достижение договоренностей и проведение расчетов по сделкам.
• Отчитываться за год, квартал и другие периоды в контролирующие госорганы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т.д.
• Участвовать в электронных торгах, тендерах, госзакупках.
• Регистрировать онлайн-кассы.

При создании электронной подписи пользователь получит квалифицированный сертификат и два ключа — открытый для проверки подписи и закрытый для ее генерации.

Если у ИП и контрагента разные системы ЭДО, обмен документами тоже возможен. Для этого операторы должны поддерживать технологию роуминга. Документооборот при этом происходит так же, как и в рамках одной системы.

Настройка роуминга, как правило, не занимает много времени. Для подключения к нему в Диадоке нужно:

• На странице «Состояние роуминга между Диадоком и другими операторами» проверить, настроен ли уже роуминг с оператором интересующего контрагента.
• Заполнить заявку на подключение, дождаться выполнения.

С некоторыми операторами действует автоматическая настройка роуминга. В этом случае не понадобится даже заявка — пользователь может отправить контрагенту приглашение к обмену документами, как обычно. После принятия заявки…

Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот

Подключиться

Статус индивидуального предпринимателя (ИП) — один из самых простых способов начать вести бизнес в России. Он дает возможность легально заниматься предпринимательской деятельностью и получать прибыль. 

ИП оформляют, чтобы вести законную предпринимательскую деятельность, на равных работать с контрагентами, получать налоговые режимы для малого бизнеса. Кроме того, статус индивидуального предпринимателя показывает потенциальным покупателям ответственность продавца. 

Зачем нужен обмен электронными документами ИП?

Каждый индивидуальный предприниматель на любой системе налогообложения обязан оформлять хозяйственные операции, вести налоговый учет. Упростить работу с документами поможет электронный документооборот (ЭДО). С его помощью ИП экономит на печати и почтовых расходах, а также упрощает обмен документами с контрагентами. 

Как заполнить УПД для ИП?

Заполнять УПД предпринимателям следует, отталкиваясь от требований к первичному документу, ст. 9 402-ФЗ, и требований к заполнению счета-фактуры, если УПД используется со статусом 1, постановление Правительства РФ № 1137. 

УПД включает реквизиты, обязательные и для счета-фактуры, и для первичного учетного документа.

Поэтому может использоваться как комбинация счета-фактуры и первичного документа либо только как первичный документ (соответственно, будет заполняться статус 1 либо 2). Порядок оформления УПД как раз зависит от того, как он дальше будет использоваться.

Если как единый документ, то в графе «Статус» ставится цифра 1 и заполняются предусмотренные реквизиты. Выставлять отдельный счет-фактуру не потребуется.

Если УПД будет использоваться как первичный учетный документ, то в графе «Статус» ставится цифра 2, а в строке 5 и графах 6, 7, 10, 10а, 11 — прочерки. Далее строки заполняются в соответствии с указанными параметрами. 

Обратите внимание, что графа 11 (регистрационный номер партии товара) заполняется в отношении товара, подлежащего прослеживаемости.

Когда ИП работает с такими товарами, даже на УСН следует составлять УПД со статусом 2 по форме, отвечающей требованиям, применяемым с 1 июля 2021.

Это связано с тем, что для участников прослеживаемости обязательна передача счетов-фактур в электронном виде, приказ ФНС № 636. Об особенностях заполнения УПД на прослеживаемые товары сказано в письме ФНС от 1 февраля 2022 г. № ЕА-4-26/1125@. 

Как подписывать УПД индивидуальному предпринимателю?

УПД может подписать сам ИП либо человек, которому предприниматель выдал нотариально заверенную доверенность. Это касается любого УПД: со статусом 1 и со статусом 2.

Как подключить электронный документооборот и начать с ним работать

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

https://www.youtube.com/watch?v=7lrDjl-VUmY\u0026pp=ygUu0JrQsNC6INC_0L7QtNC60LvRjtGH0LjRgtGMINCt0JTQniDQtNC70Y8g0JjQnw%3D%3D

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде.

В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье. Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

Чтобы отправить электронный документ, нужно зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО или установить специальное программное обеспечение. Ещё понадобится квалифицированная электронная подпись — её можно оформить в инспекции ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре. 

Процесс обмена документами выглядит так.

1. Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
2. Подписываете файл электронной подписью.
3. Отправляете контрагенту.
4. Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
5. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.  

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель. 

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО. 

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами.

Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора.

Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

• организовывать совместный доступ к документам;
• формировать задания и планы;
• определять процедуры и маршруты согласования;
• сканировать и распознавать бумажные документы;
• обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
• выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
• контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы. 

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

• выбрать оператора ЭДО;
• оформить электронную подпись;
• внести изменения в учётную политику;
• зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов.

Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

1. Безопасность. Как организован доступ к сервису — по логину с паролем или по КЭП? Прошёл ли у оператора аудит безопасности системы? Где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора? 
2. Интеграция. Возможность автоматического обмена данными с учётными системами.
3. Интерфейс. Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
4. Роуминг с другими операторами. Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
5. Техподдержка. Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
6. Стоимость абонентского обслуживания. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. 

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит. 

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров. 

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

• записаться на приём в ИФНС;
• приобрести защищённый носитель (флешку) — они есть в наличии у операторов ЭДО и у производителей;
• подготовить пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
• заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
• лично явиться в ИФНС и подписать документы;
• передать носитель и получить ЭЦП. 

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя. 

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ. Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье.

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
• список документов, оформляемых в электронном виде;
• тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
• право подписи электронных документов с указанием должностей;
• способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
• порядок хранения электронных документов;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.

Зачем нужен ЭДО для ИП на УСН и сколько стоит система?

ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря его явным преимуществам. ИП на УСН переходят на электронный документооборот, потому что он позволяет экономить не только время, но и деньги.

Юридическая значимость электронным документам обеспечивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Файлы, подписанные с её помощью, обладают такой же правовой силой, как и их бумажные аналоги. Электронная подпись используется как для внешнего, так и для внутреннего документооборота.

Так как вся работа с документами проходит внутри СЭД — системы электронного документооборота — время на поиск необходимых файлов значительно сокращается. Это происходит благодаря встроенное функции поиска по определённым критериям.

СЭД предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов предоставляется функция роуминга.

Зачем ЭДО для ИП на УСН

Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• наличие стандартных форм в СЭД;
• автоматическая классификация документов по разным критериям;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

В СЭД можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов.

ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы. В «Астрал.Докс» документы доставляются за пару минут благодаря автоматической синхронизации с сервером.

Использование СЭД для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются. Стоимость ЭДО для ИП на УСН можно узнать ниже.

Работать из СЭД удобно. Например, «1С-ЭДО» подключается в «1С: Предприятие 8», и вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена ЭД достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.

Какую электронную подпись выбрать

Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

Использование КЭП нужно для обеспечения двух задач безопасности при передаче документа:

• Защита от перехвата информации.
• Защита файла от изменений после отправки.

Важно: без использования КЭП электронный документ не будет обладать юридической значимостью.

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре. ГК «Астрал» предлагает два продукта: «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ». Оба онлайн-сервиса позволяют получить электронную подпись с рабочего места в течение одного рабочего дня.

Какие документы можно передавать в СЭД

Для ИП актуальная работа с такими документами:

• декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ и 4-НДФЛ;
• декларация по НДС;
• КУДиР;
• налоговая декларация в УСН;
• отчётность по формам 4-ФСС, РСВ-1 и СЗВ-ТД.

Все основные формы документов доступны в системе, их можно создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. СЭД умеет работать со счетами-фактурами, первичными документами, актами и уникальными передаточными документами.

Файлы передаются по стандартным формам. Например, счета-фактуры составляются в соответствии с Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

Помимо стандартных документов, СЭД должна уметь работать и с нестандартными: экспедиторские или складские расписки, заявки на проведение ремонта или предоставление услуг, спецификации, накладные на отпуск, реестры, сметы, протоколы разногласий и претензии.

Любой документ можно перевести в электронный вид различными методами. Например, это можно сделать с помощью перевода документа в PDF-формат или создать таблицу с помощью языка разметки XML. Для последнего можно сделать визуальную форму в Excel, которая позволяет работать с документом в привычном для него виде.

Большая часть стандартных форм документов уже находится в системе. Их можно заполнять в самой СЭД.

Как выбрать и перейти на ЭДО

При выборе системы нужно обратить внимание на наличие возможностей:

• приглашения контрагентов к обмену документами;
• создания, получения, отправления, изменения и архивирования документов;
• исправления ошибок в файлах и ведения их истории;
• согласования документов;
• разграничения доступа к файлам и ролей.

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Астрал.Докс». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» предоставляет возможность работы с электронной документацией прямо из «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами.

Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью.

Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Переход на СЭД выполняет в три этапа:

• Отбор документов и бизнес-процессов.
• Выбор системы ЭДО.
• Подключение контрагентов.

После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. ИП может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.

Роуминг ЭДО

Роуминг необходим организациям-участникам разных ОЭД для обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал.Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:

• Ввести данные организации.
• Внести данные контрагентов.
• Проверить введённые данные.

Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять обмен документами.

ИП выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.

Астрал i КЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Эдо (электронный документооборот) для ип

ЭДО — электронный документооборот с контрагентами. Эта форма пришла на смену стандартному (бумажному) документообороту и успешно заменяет его. При переходе на ЭДО для ИП предприниматель получает внушительную экономию, причём бережет не только силы и время, но и собственные финансы.

Преимущества ЭДО для ИП

Главная причина перехода предпринимателей на документацию в электронном формате — эффективная оптимизация бизнеса. ЭДО подойдет тем ИП, кто хочет идти в ногу с технологическим прогрессом и применять новые сервисы в работе.

ЭДО позволяет избавиться от бумажной волокиты, забыть про распечатывание бумажных документов, больше не гоняться за партнёрами с напоминанием вовремя отправлять закрывающие документы.

Электронный документооборот экономит ваше время, которое вы можете направить в более продуктивное русло для развития бизнеса и получения новых клиентов и заказов.

ИП независимо от рода деятельности при переходе на ЭДО получает ряд плюсов:

• эффективное решение для любого бизнеса
• экономия времени на доставку и расходные материалы
• сокращение операционных затрат
• фиксированная стоимость за отправку, а не за вес и кол-во страниц документа
• быстрый обмен, подписание и получение закрывающих документов
• удобство работы в любом месте на ноутбуке или телефоне
• настройка маршрутов согласования для сотрудников
• возможность оформления МЧД
• всегда актуальные формы документов в системе ЭДО для ИП
• работа в одном окне с несколькими компаниями
• быстрый поиск и выгрузка документов
• удобство хранения в электронном виде — не нужны архивы
• бизнес без потерь документов
• упрощение работу в 1С: отправка и работа в привычном интерфейсе
• интеграция с вашей учетной системой (УС)

На ЭДО стоит перейти предпринимателям, ценящим технологический прогресс и желающим ускорить, облегчить работу с документацией.

Нормативная база

Регламентируют работу в области ЭДО для ИП действующие законы РФ:

1. Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ об использовании электронных подписей в ЭДО:

• для внутренней документации разрешается применять неквалифицированную ЭП;
• для внешней допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) и НЭП (но для этого должно быть дополнительное соглашение между юридическими лицами).

ЭП — это основание полномочий ИП в ЭДО. При работе предпринимателю разрешается применять как неквалифицированную НЭП (для внутреннего документооборота), так и квалифицированную КЭП (для внешнего).

Квалифицированная электронная подпись в ЭДО требуется для обеспечения нужного уровня безопасности при передаче данных:

1. Защищает информацию от перехвата.
2. Гарантирует сохранность файла от любых корректировок и изменений после отправки.

Используя IT-систему «Такском», пользователь может оперативно получить ЭП. Она выдается по заявке в течение рабочего дня.

2. Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ утверждает, в том числе, следующие формы заполнения документов ЭДО для ИП на УСН:

• счёт-фактура;
• передаточный документ универсального типа (УПД);
• документация о выполнении работ (отгрузке продукции) и т.д.

Система ЭДО для ИП в обязательном порядке применяется в маркировке, о чем свидетельствует: