Подтверждение расходов на УСН 6%

Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

Малому и среднему бизнесу – о новых законах и свежих разъяснениях Минфина: кому подойдет УСН, какие доходы и расходы будут учитываться при определении налоговой базы

Упрощенная система налогообложения (УСН) – это один из специальных налоговых режимов, который подразумевает особый порядок уплаты налогов и облегченный налоговый учет. Он ориентирован на представителей малого и среднего бизнеса.

Условия применения УСН следующие:

• средняя численность работников за налоговый (отчетный) период – менее 100 человек;
• доходы налогоплательщика (ИП или организации) по итогам налогового периода не превышают 150 млн руб.;
• остаточная стоимость основных средств налогоплательщика – менее 150 млн руб.;
• доля участия организации в других организациях составляет менее 25%;
• у организации отсутствуют филиалы.

В ст. 346.12 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые не имеют права использовать УСН. К ним относятся банки, инвестиционные фонды, ломбарды и подобные организации.

Федеральным законом от 31 июля 2020 г. № 266-ФЗ введен переходный налоговый режим для субъектов малого и среднего бизнеса1.

1. Были внесены изменения в ст. 346.13 НК РФ, в соответствии с которыми:

• при превышении доходов налогоплательщика в 150 млн руб., но не более чем на 50 млн руб.;
• если средняя численность работников налогоплательщика превысила 100 человек, но не более чем на 30 человек, – он не теряет право на применение УСН. Таким образом, устанавливается «переходный период». Налогоплательщик обязан перейти на ОСН при превышении доходов в 200 млн руб. и численности работников в 130 человек (профессиональный налоговый вычет позволяет доход от профессиональной деятельности ИП, применяющего ОСН, уменьшить на расходы, связанные с получением этого дохода, – читайте об этом в статье «Как предпринимателю сэкономить на уплате НДФЛ»).

2. В п. 2 ст. 346.18 НК РФ установлено, что если по итогам отчетного периода сумма расходов превышает сумму доходов, то применительно к этому периоду налоговая база принимается равной нулю.

Преимуществом УСН является освобождение от налогов, уплачиваемых в связи с применением общей системы налогообложения:

• налога на прибыль организации (НДФЛ в отношении доходов от предпринимательской деятельности для ИП) – за исключением налога, уплачиваемого с доходов по дивидендам и отдельным видам долговых обязательств;
• налога на имущество организаций (однако сохраняется обязанность уплачивать налог на имущество в отношении объектов недвижимости, налоговая база по которым определяется как их кадастровая стоимость);
• НДС.

УСН можно разделить на два вида в зависимости от объекта налогообложения, которым могут быть:

• доходы организации (ИП);
• доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов («доходы минус расходы»).

Ошибки малого и среднего бизнеса при налоговом планированииРезультатом выбора неподходящих системы и объекта налогообложения, небрежного отношения к проверке партнеров и построению договорных отношений станет необоснованная налоговая нагрузка, которая сделает бизнес убыточным и даже может уничтожить его  

Налоговые ставки зависят от выбранного объекта налогообложения. Если им являются «доходы минус расходы», налоговая ставка составляет 15% (п. 2 ст. 346.20 НК РФ).

При этом региональными законами могут устанавливаться дифференцированные ставки налога по УСН в пределах от 5 до 15% в зависимости от категории налогоплательщика.

Для предпринимателей, выбравших объект налогообложения «доходы минус расходы», действует «правило минимального налога»: если по итогам года сумма исчисленного налога оказалась меньше 1% полученных за год доходов, уплачивается минимальный налог в размере 1% от полученных доходов (п. 6 ст. 346.18 НК РФ).

Для объекта налогообложения «доходы» налоговая ставка ниже – всего 6%. Но на деле налогоплательщик, использующий эту ставку, уплатит в бюджет больше.

Ниже мы ответим на основные вопросы предпринимателей, выбравших объект налогообложения «доходы минус расходы», которые возникают у них при применении УСН.

К доходам налогоплательщика на УСН относится большинство полученных им денежных средств. Их принято делить на две группы: доходы от реализации и внереализационные доходы.

К доходам от реализации относятся:

• выручка от реализации продукции собственного производства, работ и услуг;
• выручка от реализации ранее приобретенных товаров;
• выручка от реализации имущественных прав.

К внереализационным доходам относят поступления, не являющиеся доходами от реализации, указанные в ст. 250 НК РФ:

• доходы от долевого участия в других организациях;
• доходы в виде процентов, полученных по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам;
• доходы от сдачи имущества в аренду или субаренду;
• доходы прошлых лет, выявленные в отчетном периоде, и др.

Некоторые доходы «упрощенцев» не учитываются при определении объекта налогообложения. Они перечислены в ст. 251 НК РФ. К ним относятся, например:

• имущество, полученное в форме залога или задатка. При этом если продавец удерживает плату за поставленный товар из средств полученного задатка, то соответствующие суммы следует включить в налоговую базу по УСН на дату проведения зачета (удержания) средств в счет погашения задолженности за реализованный товар2;
• имущество, полученное в качестве вклада в уставный капитал или совместную деятельность;
• суммы, поступившие посреднику при исполнении обязательств по договору комиссии, агентскому договору или договору поручения (за исключением посреднического вознаграждения);
• деньги и имущество, полученные по кредитному договору или договору займа (в том числе по договору цессии новым кредитором) в порядке погашения основного долга;
• имущество, полученное налогоплательщиком в рамках целевого финансирования. При этом налогоплательщику следует вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках такого финансирования;
• капитальные вложения арендатора в форме неотделимых улучшений арендованного имущества;
• проценты по вкладам в банках, получаемые индивидуальными предпринимателями;
• дивиденды. Полученные «упрощенцем» дивиденды не учитываются и при определении предельного размера доходов для применения УСН.

Перечень расходов, определяемых при УСН, является закрытым:

• расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов, их ремонт и техническое обслуживание;
• расходы на оплату труда, командировки и обязательное страхование работников;
• расходы на научные исследования и опытно-конструкторские разработки;
• арендные, лизинговые, ввозные таможенные платежи;
• расходы на рекламу;
• расходы на бухгалтерские, аудиторские, нотариальные и юридические услуги;
• суммы налогов и сборов, кроме единого налога на УСН;
• транспортные расходы;
• расходы на обеспечение пожарной безопасности налогоплательщика в соответствии с законодательством РФ, услуги по охране имущества и обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности;
• расходы на содержание служебного транспорта, а также на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ;
• плата государственному или частному нотариусу за нотариальное оформление документов. Такие расходы принимаются в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке;
• расходы на канцелярские товары;
• расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, на оплату услуг связи;
• судебные расходы, арбитражные сборы и др.

Полный перечень расходов, учитываемых налогоплательщиком на УСН, приведен в ст. 346.16 НК РФ. Все эти расходы напрямую связаны с деятельностью налогоплательщика и соответствуют критериям, установленным ст. 252 НК РФ, – экономической обоснованности и документальной подтвержденности.

Федеральным законом от 22 апреля 2020 г. № 121-ФЗ были внесены изменения в Налоговый кодекс3. В подп. 39 п. 1 ст. 346.

16 НК РФ закреплено, что расходы на дезинфекцию помещений и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции уменьшают доходы при определении объекта налогообложения при УСН. Данная позиция также отражена в Письме ФНС России от 13 августа 2020 г. № СД-4-3/13046@ и Письме Минфина России от 4 августа 2020 г. № 03-03-07/68073 (читайте также: «Расходы на защиту от коронавируса можно учесть при расчете налога на прибыль»).

Основной риск для налогоплательщика при применении УСН «доходы минус расходы» заключается в непризнании налоговой инспекцией расходов, заявленных им в декларации.

Если инспекция не согласится с формированием налоговой базы, то, кроме недоимки, будет рассчитана пеня и наложен штраф по ст. 122 НК РФ (20% от неуплаченной суммы налога).

Поэтому важно понимать, каким критериям должны соответствовать расходы, помимо наличия в представленном выше перечне.

Учитываемые налогоплательщиком на УСН расходы должны быть одновременно экономически оправданны, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ):

Экономическая оправданность расходов и направленность их на получение дохода

Расходы должны быть направлены на получение прибыли, т.е. иметь деловую цель.

Например, налогоплательщик может доказать, что расходы на выплаты увольняемых работников являются целесообразными, так как значение имеет деловая цель – намерение получить положительный экономический эффект в связи с увольнением конкретных работников, в том числе вследствие уменьшения или изменения структуры персонала, замены работников; кроме того, выходное пособие выполняет функцию защиты работника от временной потери дохода до трудоустройства4.

В случае отсутствия деловой цели налоговый орган, а вслед за ним и суд могут сделать вывод о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды с доначислением соответствующей суммы налога. О необоснованности налоговой выгоды могут свидетельствовать подтвержденные доказательствами доводы налогового органа о наличии следующих обстоятельств5:

• невозможность реального осуществления налогоплательщиком указанных операций с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг (например, среднесписочная численность сотрудников организации – 0 человек, а она оказала услуги на несколько миллионов рублей);
• отсутствие условий, необходимых для достижения результатов соответствующей экономической деятельности, в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
• учет для целей налогообложения только тех хозяйственных операций, которые непосредственно связаны с возникновением налоговой выгоды, если для данного вида деятельности также требуются совершение и учет иных хозяйственных операций;
• совершение операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном налогоплательщиком в документах бухгалтерского учета.

Отметим, что налоговое законодательство не содержит положений, позволяющих налоговому органу при применении ст. 252 НК РФ оценивать произведенные налогоплательщиками расходы с позиции их экономической целесообразности6.

Таким образом, обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности7.

Документальная подтвержденность расходов

Минфин разъяснил, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные8:

• документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
• документами, косвенно подтверждающими расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Когда для ИП патентная система налогообложения выгоднее «упрощенки»?ПСН может помочь сэкономить, нужно только разобраться, в каких случаях эту систему будет разрешено применять и стоит ли выбирать между ПСН и УСН или лучше их сочетать

• Затраты налогоплательщиков могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт их осуществления, так как Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих произведенные расходы.
• В то же время суд встанет на сторону налогового органа при формальном составлении первичных документов, в которых не отражены действительные хозяйственные операции9, либо при представлении документов, по которым невозможно определить, как осуществлялся учет оказанных услуг, каким образом рассчитывалась их стоимость и размер затрат10.
• Налогоплательщикам также следует учесть, что для подтверждения расходов могут быть использованы документы, составленные в электронном виде и подписанные простой электронной подписью11.

• Не экономьте на бухгалтерских услугах. Большинство проблем у налогоплательщиков на УСН возникает из-за того, что в компании нет бухгалтера. Без него ошибки при формировании налоговой базы неминуемы, несмотря на то, что налоговый учет на УСН достаточно прост.
• Проверяйте документы и по доходным, и по расходным операциям: соответствие их содержания реальным хозяйственным операциям, наличие реквизитов и правильность их заполнения (даты, номера, подпись и печать при необходимости).
• Откажитесь от учета личных расходов в составе бизнес-расходов. Часто для снижения налоговой нагрузки директор/учредитель/ИП оплачивает личные расходы со счета компании/ИП на УСН (доставку продуктов, лекарств или мебели, ремонт квартиры). А потом возникают проблемы при доказывании обоснованности таких расходов.

1 Федеральный закон от 31 июля 2020 г. № 266-ФЗ «О внесении изменений в главу 26-2 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и статью 2 Федерального закона “О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации”».

2 Письма Минфина России от 22 июня 2015 г. № 03-11-06/2/36071; ФНС России от 30 декабря 2014 г. № ГД-4-3/27235@.

3 Федеральный закон от 22 апреля 2020 г. № 121-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации».

4 Постановление Арбитражного суда Московского округа от 4 марта 2019 г. № Ф05-20094/2017 по делу № А40-8486/2017.

5 Пункт 5 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды».

6 Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 8905/10; от 25 февраля 2010 г. № 13640/09.

7 Письмо Минфина России от 30 июня 2020 г. № 03-03-07/56535.

Каков порядок признания расходов при УСН 6 процентов?

Расходы при УСН 6 — порядок признания их имеет свои особенности. Они связаны со спецификой расчета налога и ограниченным списком статей расходов, уменьшающих суммы к уплате в бюджет. Мы рассмотрим такие траты упрощенца в нашей статье.

В соответствии со ст. 346.14 НК РФ, при переходе на упрощенку или до окончания очередного налогового периода налогоплательщик имеет возможность выбрать один из двух объектов обложения: «доходы» и «доходы минус расходы».

Приведем их основные различия:

Объект обложения	УСН «доходы»	УСН «доходы за вычетом расходов»
Ставка налога (в общем случае)	6%	15%
База для расчета	Сумма доходов, определенная согласно ст. 346.15 НК РФ	Из доходов вычитаются расходы, рассчитанные в соответствии со ст. 346.16 НК РФ

РАЗЪЯСНЕНИЯ от экспертов КонсультантПлюс:УСН с объектом «доходы» выгоднее применять, если у вас небольшие расходы. Тогда вы будете платить меньшую сумму налога и будет проще вести учет, чем при объекте «доходы минус расходы». Доходы надо определять по правилам налога на прибыль.

В общем случае они облагаются по ставке 6%, но в регионах могут быть пониженные ставки. Для ряда случаев предусмотрена ставка 8%… Как применять УСН с объектом «доходы», детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Это бесплатно.

О порядке перехода с УСН 6% на УСН 15% почитайте в этом материале.

ВАЖНО! При превышении лимита доходов или численности работников предусмотрены повышенные ставки налога. Подробнее об этом можно прочитать в статье.

Отражая издержки при любом объекте упрощенки, необходимо помнить, что доходы и расходы упрощенцев фиксируются в налоговом учете кассовым методом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Кроме того, необходимо соблюсти общие правила признания расходов (ст. 252 НК РФ): они должны быть экономически целесообразны и подтверждены первичкой.

Сложность учета при УСН 15% заключается в том, что возможность включения расходов в налогооблагаемую базу ограничена так называемым жестким списком. С этой точки зрения учет по объекту «Доходы» технически гораздо проще. Некоторые виды расходов при УСН 6% также подлежат налоговому учету, уменьшая при этом не базу, а уже рассчитанный налог.

Расходы, уменьшающие сумму налога по УСН 6%

Снизить налог на УСН-доходы можно за счет тех расходов, что указаны в ст. 346.21 НК РФ. К таковым, в частности, относят:

• Расходы на оплату соцвзносов по наемным работникам.
• Расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет работодателя, но не покрытых страховыми выплатами по заключенным с работодателем на этот случай полисам.
• Платежи по договорам страхования временной нетрудоспособности (кроме несчастных случаев) сотрудников, если сумма предполагаемых в случае наступления страхового случая выплат не превышает суммы пособия, рассчитанного в соответствии с законодательством о соответствующем виде страхования.
• Расходы на страховые взносы предпринимателя за себя. ВАЖНО! С 2023 года взносы ИП учитываются для УСН независимо от уплаты. Подробности нового порядка см. здесь.
• Расходы по оплате торгового сбора, установленного на территории осуществления деятельности, если уведомление о постановке на учет по конкретному объекту торговли было подано в соответствии с законодательством.

За счет указанных расходов и авансы по УСН, и упрощенный годовой налог можно уменьшить максимально на 50%. ИП без работников вправе уменьшить авансы и налог на 100%.

Эти затраты уменьшают налог к уплате при подаче уведомления по УСН за 1-3 кварталы года, а по итогу года отражаются в разделах 2.1.1 (стр. 140–143 для страхвзносов) и 2.1.2 (стр. 160–163 для торгового сбора) декларации по УСН, утвержденной приказом ФНС России от 25.12.2020 № ЕД-7-3/958@, в соответствующем отчетном периоде согласно дате их перечисления.

Узнайте больше об УСН «доходы» в этой статье.

Учет расходов на поставщиков при УСН 6 процентов

С точки зрения налоговых целей учет расходов при УСН доходы 6% отходит на второй план, так как в КУДиР данная категория плательщиков по желанию может их не указывать. В расчете суммы упрощенного налога затраты компании, в том числе и на поставщиков, не участвуют.

Но если при налоговой проверке не будут предоставлены документы на закупку проданных товаров, их стоимость может быть квалифицирована как безвозмездно полученные товарно-материальные ценности, и расчетная сумма налога увеличится. Это может привести к доначислению упрощенного налога, оплате штрафа (20% от суммы недоплаты, но минимум 40 000 руб.) и начислению пеней (ст. 120 НК РФ).

Кроме налоговой инспекции, документы от поставщиков могут также заинтересовать правоохранительные органы с целью подтверждения права владения теми или иными ценностями, а также клиентов компании для выполнения гарантийных обязательств и подтверждения качества продукции.

С точки же зрения бухгалтерских и управленческих целей отсутствие актуального учета расчетов с поставщиками в принципе является невозможным, так как это моментально сведет на нет систему расчета валовой и чистой прибыли.

Нужно ли вести учет расходов при УСН 6%

Если для юрлиц законодательно регламентирована обязанность ведения и налогового учета, и бухучета, то ИП обязаны вести лишь налоговый (подп. 1 п. 2 ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). Но существуют и операции, по которым закон требует документального оформления вне зависимости от организационно-правовой формы.

Так, в п. 4 ст. 346.11 НК РФ предусмотрено сохранение порядка предоставления статистической отчетности и ведения кассовых операций для упрощенцев. В п. 2 ст. 346.11 НК РФ приведены ситуации, в которых упрощенец не освобождается от некоторых налогов:

• Контроль над иностранной компанией.
• Выплата дивидендов.
• Операции с долговыми обязательствами.
• Наличие объектов, по которым налог на недвижимость рассчитывается с кадастровой стоимости.
• Импорт товаров на территорию России.
• Выполнение обязанностей налогового агента.
• Экономия на процентах и иные случаи из п. 2 ст. 224 НК РФ.

В таких случаях налогоплательщик обязан вести документально подтвержденный учет как доходов, так и расходов.

Кроме вышеприведенных ситуаций тщательное ведение расходов при УСН 6% может быть полезным при переходе на ОСНО, реорганизации предприятия, его ликвидации, смене учредителя и других правовых действиях, требующих точных и актуальных данных о состоянии хозяйственной деятельности.

Ведение книги доходов и расходов при УСН 6% (КУДиР)

Обязанность вести КУДиР предусмотрена для всех без исключения плательщиков-упрощенцев (ст. 346.24 НК РФ). Ее форма регламентирована приказом Минфина РФ «Об утверждении форм КУДиР организаций и ИП на УСН, КУДиР ИП на ПСН и Порядков их заполнения» от 22.10.2012 № 135Н (далее — Порядок заполнения КУДиР). Сейчас в КУДИР разрабатываются изменения.

Порядком регламентировано различное оформление КУДиР в зависимости от выбранного объекта обложения. Так, плательщикам УСН 6% разрешается в разделе I заполнять графу 5 «Расходы» по своему усмотрению с оговоркой, что эти суммы должны быть связаны с получением доходов по УСН. При этом п. 2.5 Порядка заполнения КУДиР обязывает в данной графе отражать:

• Расходы на созданные за счет бюджетных средств рабочие места в рамках программы поддержки самозанятости населения.
• Расходы, произведенные за счет субсидий, выделенных бюджетом в рамках программ государственной поддержки бизнеса (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Справочную часть раздела I, а также разделы II и III упрощенцы 6% не заполняют. Но для целей налогообложения они должны оформить раздел IV «Расходы, уменьшающие сумму налога». В нем необходимо по отдельности отразить каждый документ, сумма которого уменьшает налог к уплате, а также итоговую расчетную сумму расходов.

О нюансах заполнения КУДиР рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Итоги

Мы рекомендуем вести учет расходов при УСН «Доходы» вне зависимости от их отражения в КУДиР, так как:

• некоторые хозяйственные операции предполагают ограничение в использовании УСН;
• налоговики и правоохранительные органы могут истребовать документацию, подтверждающую расходы компании на закупку ТМЦ;
• на юридические лица возложена обязанность по ведению бухучета.

Применение УСН 6% значительно упрощает документооборот на предприятии, а возможность уменьшить налог на социальные выплаты позволяет сэкономить до 50% от его суммы (до 100% у ИП без работников). 

Условия признания расходов на УСН

Базовые требования списания затрат в расходы перечислены в гл. 26.2 НК РФ. Расходы должны одновременно соответствовать трем критериям:

• обоснованность — расходы должны быть экономически оправданными и выраженными в денежной форме;
• направленность на получение дохода — расходы совершены по направлению деятельности, которой организация или ИП занимаются для получения прибыли, тогда они признаются, даже если не удалось получить доход;
• подтверждение документами — речь идет о договоре, накладных, платежных документах, первичных учетных документах.

Дополнительное требование для УСН: в расходах можно признавать только затраты, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ.

Еще одно условие — расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Налогоплательщики, применяющие УСН, используют в учете кассовый метод, а значит расходы тоже признают с учетом дня оплаты. Но у этого правила есть нюансы, на которых остановимся подробнее.

При покупке товаров, услуг или работ для своей деятельности организация должна не только оплатить их. Поставку нужно также получить вместе с подтверждающими документами. Далее для списания расходов важно различать, с какой поставкой мы имеем дело.

• Если речь идет о товарах для перепродажи, расходы списывают только после выполнения всех условий: товар получен, оплачен поставщику и передан покупателю. Например, вы сначала покупаете товар, а потом перепродаете, тогда датой учета расхода будет дата реализации товара покупателю. Если же вы расплачиваетесь с поставщиком за товар с отсрочкой платежа, после того как сами реализовали товар, тогда датой признания расхода будет дата погашения задолженности перед поставщиком по реализованному товару.
• Если речь идет о материалах для производства, расходы списывают в тот момент, когда материалы получены и оплачены. Дожидаться списания материалов на производственные цели организации не нужно (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Таким образом, чтобы признать расходы и зафиксировать их в КУДиР, должны выполниться все следующие условия, и датой признания расходов будет дата последнего из событий:

• оплата поставщику;
• получение от поставщика товаров, материалов, работ или услуг вместе с подтверждающими документами;
• реализация товаров покупателю, если это товары для перепродажи.

Поэтому, например, на упрощенке нельзя списать в расходы авансы поставщикам, так как товары или услуги еще не переданы покупателю.

Если аванс сделан разово на длящуюся услугу или поставку, расходы списывайте постепенно по мере фактического получения поставки или услуги.

Например, при аренде офиса или склада упрощенец сделал аванс на квартал, а в расходы списывает сумму частями на последний день каждого месяца (письмо Минфина от 30.03.2012 №03-11-06/2/49).

Отдельно учитывают расходы, которые связаны с приобретением товаров или материалов: доставку, хранение, обслуживание. Их признают на дату фактической оплаты, не дожидаясь реализации товаров (абз. 6 пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Расход при выплате заработной платы сотрудникам и гонораров подрядчикам признается на дату, когда организация перечислила деньги на карту или выдала их в наличной форме. При этом неважно, перечисляет налогоплательщик, применяющий УСН, собственные деньги или заемные (письмо Минфина от 06.08.2019 №03-11-11/59075).

То же самое касается уплаты налогов, сборов и взносов. Но и здесь есть нюанс. Если за предпринимателя или организацию налог перечислило третье лицо со своего счета, то признать расход на дату такого платежа нельзя. Это можно сделать только в момент, когда налогоплательщик, применяющий УСН, погасит свой долг перед этим кредитором (подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если налогоплательщик, применяющий УСН, покупает основное средство, признать расходы можно в течение этого же налогового периода при соблюдении следующих условий:

• имущество должно быть оплачено и оформлено в учете;
• оно должно быть также использовано для получения дохода;
• при необходимости имущество должно пройти государственную регистрацию.

Стоимость имущества списывают в расходы равными долями в течение календарного года, в который оно куплено на последний день каждого квартала.

Если имущество купили в рассрочку, при этом приняли к учету, ввели в эксплуатацию и зарегистрировали при необходимости, то расходы можно признавать по мере фактической оплаты задолженности.

Если имущество получено в лизинг с постепенным выкупом, то лизинговые платежи списывают в расходы по мере их совершения. Эти платежи не учитывают в расходах — вместо этого в год перехода права собственности имущества списывают его выкупную стоимость в расходы равными долями до конца календарного года.

В расходах не учитывают сумму выданного кредита или займа и сумму возврата, а только проценты по кредиту, оплату банковских услуг, исключая комиссию банка за досрочное погашение кредита (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Дата признания расходов — день оплаты банковских услуг.

Некоторые затраты можно учесть в составе расходов при УСН, даже если фактически они не будут перечислены на расчетный счет. Например, расходы на услуги банка-эквайера по приему безналичных платежей от физических лиц через эквайринговый терминал.

В этой ситуации банк сам удерживает свою комиссию из принимаемых денежных средств. Доходом будет считаться вся сумма, которую заплатил покупатель.

Но если компания применяет УСН «доходы минус расходы», то удержанную комиссию банка можно смело принимать в расходы.

Учитывайте доходы и расходы на УСН правильно, а чтобы вовремя завершить все задачи 2022 года, скачайте чек-лист «Успеть до Нового года» для тех, кто работает на УСН и патенте.

Учет расходов ИП на УСН: как правильно вести

1. Главная →
2. Журнал →
3. Налоги →
4. УСН

Предприниматели-упрощенцы могут учесть расходы на зарплату, основные средства и нематериальные активы, материалы и товары для перепродажи. И это далеко не все. Но для этого нужно выполнить некоторые условия. Разбираемся, как признавать и как вести учет расходов ИП на УСН.

Предприниматели на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут учитывать свои расходы при определении базы для расчета налога. 

Чтобы расходы были приняты к учету на УСН «доходы минус расходы», они должны соответствовать ряду требований:

• Входить в закрытый перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ.
• Быть экономически обоснованными, то есть направленными на получение дохода от бизнеса.
• Быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с нормативно-правовыми актами: чеками, счетами-фактурами, накладными, бланками строгой отчетности и т.д.

Важно, что учет расходов на УСН ведется кассовым методом. Это значит, что признавать их нужно по мере оплаты или погашения задолженности. Подробнее расскажем далее.

Если выбран объект УСН «доходы», расходы не учитываются (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Однако на доходном УСН предусмотрен налоговый вычет — рассчитанный налог или аванс уменьшается на следующие расходы:

страховые взносы ИП за сотрудников и за себя;

• больничные за счет работодателя; 
• взносы по договорам добровольного личного страхования работников на случай их болезни.

В этой статье мы будем говорить об учете расходов на УСН «доходы минус расходы», а про уменьшение налога для доходной УСН читайте в статье «Как уменьшить УСН на фиксированные взносы в 2023 году».

Итак, учет расходов предприниматели ведут только для упрощенки с объектом «доходы минус расходы». Порядок признания отличается от вида затрат. 

Какие расходы учитывают ИП на УСН 

Налоговики утвердили список расходов, на которые предприниматель-упрощенец сможет уменьшить налоговую базу. Перечень приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Покажем в таблице, какие расходы учитывают ИП на УСН.

Расходы Расшифровка Налоговые нормы

Основные средства	Приобретение, сооружение, изготовление, создание ОС Достройка, дооборудование, модернизация Реконструкция Техническое перевооружение Ремонт собственных и арендованных ОС	пп. 1, 3 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ
Нематериальные активы	Приобретение и создание НМА	пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Объекты интеллектуальной собственности	Приобретение исключительных прав на изобретения, программы ЭВМ, базы данных и прав на их использование по лицензии Приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензии, расходы на их обновление Патентование, оплата правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности Текущие платежи за использование прав на результаты интеллектуальной деятельности	пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина от 15.07.2019 № 03-11-11/52099, № 03-11-11/52121 пп. 2.2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ пп. 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
НИОКР	Все затраты ИП на научно-исследовательские разработки	пп. 2.3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Аренда	Арендная плата и лизинговые платежи	пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Материальные расходы	Покупка сырья и материалов	пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ
Персонал	Оплата труда Больничные за счет работодателя Независимая оценка квалификации, подготовка и переподготовка кадров Страховые взносы за работников и за себя Компенсация за использование личного транспорта сотрудников для работы
Налоги и сборы	НДС по приобретенным товарам, работам, услугам Таможенные платежи при ввозе товаров в РФ Другие налоги, кроме платежей по упрощенке и вашего НДС, если выставили счет-фактуру с налогом
Проценты по обязательствам ИП	Начисленные проценты по займам и кредитам	пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Стоимость товаров для перепродажи	Стоимость таких товаров и расходы на хранение, обслуживание, транспортировку и перепродажу	пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Вознаграждение посредникам	Оплата комиссионерам, агентам, поверенным	пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Командировочные	Суточные, проезд работника, аренда жилья и другие командировочные расходы	пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Содержание имущества	Служебный транспорт Охрана имущества Пожарная безопасность Обеспечение мер по технике безопасности	пп. 10, 12, 40 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Производство и реализация продукции	Подготовка и освоение новых производств Гарантийный ремонт и обслуживание Обслуживание ККТ Реклама Подтверждение соответствия техническим регламентам, экспертизы, обследования и выдача заключений	пп. 20, 21, 25, 26, 30, 32.1, 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Услуги для бизнеса	Банковские услуги Нотариальные услуги Бухгалтерские и юридические услуги (например, оплата Контур Экстерн) Услуги связи — телефон, почта Вывоз ТБО
Другие расходы	Канцтовары Судебные расходы, арбитражные сборы Изготовление документов кадастрового и технического учета

ИП может учесть в расходах убытки прошлых лет и разницу между уплаченным минимальным и обычным налогом по УСН за предыдущие периоды (п. 6, 7 ст. 346.18 НК РФ).

При каких условиях признают расходы ИП на УСН

ИП может признать расходы, которые произвел из своих денег или за счет заемных средств (Письма Минфина от 06.08.2019 № 03-11-11/59075, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172).

Предприниматель может признать затраты по УСН, если выполняются три условия (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Расходы должны быть:

• направлены на получение дохода;
• документально подтверждены;
• экономически обоснованы.

• Если ИП уменьшит базу по УСН на расходы, которые не связаны с реальной деятельностью и не оправданы экономически, налоговики посчитают это необоснованной налоговой выгодой.
• Подтвердить расходы можно накладными, актами приема-передачи, платежными поручениями.

Контролируйте сроки отчётности и платежей в Экстерне

Попробовать

Как признать расходы ИП на УСН

Упрощенцы признают расходы кассовым методом — после фактической оплаты. Авансы не учитываются в расходах (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). 

В некоторых случаях для признания расходов на УСН действуют дополнительные требования:

1. Расходы на покупку, создание, достройку, дооборудование, модернизацию, реконструкцию, техперевооружение ОС списывают после ввода объекта в эксплуатацию — в течение года равными долями. Списание производят на последнее число каждого месяца и на 31 декабря (пп. 1 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
2. Расходы на приобретение и создание нематериальных активов признают после принятия НМА к бухучету — так же, как и расходы на ОС (пп. 2 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
3. Расходы на ОС и НМА, которые приобрели до перехода на упрощенку с других режимов, учитывают только по их остаточной стоимости. Влияет и срок полезного использования — затраты признают в течение 1, 3 или 10 лет после перехода на УСН (пп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).  
4. Стоимость товаров для перепродажи учитывают в расходах только после реализации покупателям (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
5. Нормируемые расходы учитывают в пределах лимитов (пп. 6, 9, 12, 20 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Например, ограничения ввели для расходов по добровольному страхованию работников, некоторых расходов на рекламу, процентов по займам, кредитам и контролируемым займам, компенсации работникам за использование личного транспорта.

А вот как учитывают расходы, оплаченные векселем (пп. 5 п. 2 ст. 346.17 НК РФ):

• если оплатили собственным векселем, признают затраты после оплаты;
• если оплатили векселем третьего лица, признают затраты на дату передачи векселя.

Такие расходы учитывают по договорной цене. Но эта цена не может превышать сумму долгового обязательства по векселю.

Важно! Если оплатили расходы в валюте, сумму надо перевести в рубли. Сделайте перевод по курсу Центробанка на дату, когда фактически произвели расходы (п. 3 ст. 346.18 НК РФ).

А убытки можно учесть в расходах в течение 10 лет — при расчете годового налога по упрощенной системе налогообложения (ст. 346.18 НК РФ, письмо Минфина от 26.05.2014 № 03-11-11/24968). К примеру, убыток за 2022 год предприниматель может списывать до 2032 года.

Какие расходы нельзя признать

ИП не сможет учесть расходы, которых нет в перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 23.03.2017 № 03-11-11/16982). К примеру, представительские расходы. Не получится учесть и ряд других затрат:

• из ст. 270 НК РФ (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• расходы по видам деятельности, которую перевели на патент (п. 8 ст. 346.18 НК РФ);
• отрицательные курсовые разницы от переоценки валюты и обязательств при изменении курса валюты, поскольку на УСН не проводят такую переоценку (п. 5 ст. 346.17 НК РФ). 

А если затраты из перечня не соответствуют хотя бы одному из условий признания, ИП не сможет уменьшить на них облагаемую базу. Так происходит, когда расходы не направлены на получение дохода, не подтверждены документально или не обоснованы экономически.

Ведите бухгалтерию прямо в Экстерне, а система заполнит отчеты по сведениям из учета и проверит перед отправкой

Узнать больше

Предприниматели отражают затраты в КУДиР — книге учета доходов и расходов (п. 1 ст. 346.19 НК РФ). Это унифицированный бланк, он закреплен в Приложении № 1 к приказу Минфина от 22.10.2012 № 135н. 
 

Книгу заводят в начале каждого года. Операции записывают на основе первичных документов в хронологическом порядке.

КУДиР можно вести и на бумаге, и в электронном виде. После того как закончится бумажная книга, ее нужно прошнуровать и пронумеровать. На последней странице надо указать количество листов и заверить подписью ИП. Если пользуйтесь печатью, поставьте оттиск.

Электронную книгу заполняют в специализированных программах. По итогам года ее распечатывают, прошнуровывают и пронумеровывают. На последней странице ставят количество листов, подпись и печать, если есть.

Если инспектор запросил КУДиР, ее придется предоставить. Часто книгу требуют при выездной проверке (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ). Отправить книгу учета можно через Контур Экстерн. В остальных случаях ИП не обязан представлять КУДиР налоговикам.

Если не ведете учет расходов, не регистрируете затраты в КУДиР или же допускаете ошибки при заполнении книги, вам грозит налоговая ответственность. В таких случаях штрафуют за грубое нарушение правил учета и за неуплату налога, если это привело к занижению базы и недоимкам. 

За грубое нарушение правил учета придется заплатить минимум 10 000 рублей, а за занижение налоговой базы — до 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей (п. 1, 3 ст. 120 НК РФ).

А в статье 122 НК РФ прописаны штрафы за неуплату налогов: если не заплатили или не полностью заплатили налог на УСН, оштрафуют на 20% от недоимки.

За умышленное нарушение взыскание выше — 40% от неуплаченного налога.  

Подробно об этом читайте в статье «Как вести книгу расходов и доходов при УСН».