Личная карточка работника Т2 в 2023 году

До недавнего времени личная карточка работника (это унифицированная форма Т-2) была обязательной для каждого работодателя, и с некоторыми внесенными в нее записями работника знакомили под подпись. Сейчас необходимость в этом документе исчезла, но вести его не запрещено.

Вплоть до 2022 года документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия являлась личная карточка работника по форме Т-2.

Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходило при приеме на работу.

Остальные разделы заполняли в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывали на основании представленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Ранее закон предусматривал два случая, когда личная карточка была необходима для:

1. Ознакомления с записями в трудовой книжке. Работник расписывался в документе минимум три раза: дважды при приеме на работу, а затем при увольнении. В последующем, если человек переводился на другие должности и в его трудовую книжку вносились соответствующие изменения, их фиксировали и в личной карточке сотрудника по форме Т-2, где человек расписывался рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.
2. Учета военнообязанных. Но с января 2022 г. начал действовать Приказ Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021, который утвердил специальные формы документов, по которым и сейчас ведется воинский учет граждан в организациях.

Так что с учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение личной карточки, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение.

Тем более что хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

А вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, что при е-формате невозможно.

Как заполнять

Если вы решили сохранить документ, то предлагаем подробную инструкцию, как его оформлять, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2 в 2023 году.

Шаг 1. Заполнение шапки

Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:

• вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
• вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
• в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
• в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная», если заключен срочный трудовой договор. Но это не полный список, какой бывает характер работы в личной карточке Т-2, и работодатель вправе дописать «дистанционная» или «разъездная», если так указано в трудовом соглашении.

Шаг 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указание фамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.

Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточке сотрудника таким образом:

• читает и переводит со словарем;
• читает и объясняется;
• владеет свободно.

Далее в личной карточке вписывают сведения об образовании работника.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, то указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки работника.

• Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.
• Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
• Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например, в:
• Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере есть лишь общий трудовой стаж, сведения о котором содержатся в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом при увольнении работника впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2 и семейное положение. Но если работник холост, то рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), то пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут.

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

1. В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.
2. В личной карточке работника допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
3. Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, если человек не вышел на работу, то воспользуйтесь номером, позвоните и узнайте, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.

Шаг 3. Сведения о воинском учете

Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
• военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

• воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
• третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты;
• в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение так, как написано в военном билете: к примеру, 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке работника вписывается буквенное обозначение:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

• При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
• Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
• Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:

1. Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
2. Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
3. В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как и у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Шаг 4. Прием на работу и переводы

• Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.
• Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
• В шестом столбце расписывается работник.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Шаг 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, то в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

В нашем случае это поле пока остается чистым.

Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, то заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, то разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, то сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Мы подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2, чтобы вы имели представление, как оформлять этот раздел.

Шаг 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, то рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков. Еще потребуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, то он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.

Шаг 9. Увольнение работника

Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.

Хранение документов по форме Т-2

Личные карточки следует хранить в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе).

Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях, но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению не установлено.

Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения

Унифицированная форма Т-2 предназначена для обобщения информации о принятом на работу сотруднике, начиная с его личных данных и заканчивая оценкой профессионального уровня. Вид этого документа и требования к его заполнению будут рассмотрены в данной статье.

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и представляет собой личную карточку сотрудника, которая содержит информацию о том, кто он такой, когда родился, где живет, а также отражает его семейный статус, информацию об уровне образования и профессиональном стаже. Указанные данные вносятся на основании:

• паспорта гражданина РФ (или иного документа, подтверждающего личность);
• трудовой книжки (трудовых договоров);
• СНИЛС;
• документов о наличии среднего специального или высшего образования;
• военного билета;
• прочих документов: свидетельства ИНН, сертификатов и дипломов о повышении квалификации, переквалификации и наличии особых навыков и знаний.

С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным, поэтому разработать бланк личной карточки работодатель может самостоятельно. Но большинство из них предпочитает пользоваться формой Т-2, предусматривающей наличие в ней полей для всех необходимых данных о сотруднике.

• Бланк формы Т-2 можно скачать на нашем сайте:
• 
• Скачать форму Т-2

Указанный документ составляется на каждого работника компании, при этом за ИП обязанность ведения данной формы не закреплена. Заполнение формы возлагается на сотрудников кадровых служб или уполномоченных на то лиц. По мере изменений данных о сотруднике в карточку вносятся корректировки на основании подтверждающих документов, например:

• о смене фамилии — на основании свидетельства о заключении брака и паспорта РФ;
• изменении должности — на основании приказа о переводе;
• увольнении работника — на основании приказа об увольнении;
• получении новой специальности — в соответствии с дипломом об образовании.

После увольнения сотрудника карточка остается в компании, т.к. ее сохранность должна быть обеспечена работодателем в течение 75 лет со дня оформления.

О том, какие сроки хранения установлены для документов, относящихся к кассовым, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов?».

Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2

1. Карточка содержит 11 разделов:
2. 1) основная информация о сотруднике;
3. 2) информация из военного билета;
4. 3) информация о работе на текущем месте;
5. 4) сведения о проведении аттестации;
6. 5–6) данные о повышение квалификации или переквалификации;
7. 7) заслуги сотрудника;
8. 8) информация об отпусках;
9. 9) льготы социального характера;
10. 10) прочая информация о сотруднике;
11. 11) причина прекращения работы в компании.

Унифицированная форма Т-2: образец заполнения

• Ниже представлен образец заполнения унифицированной формы Т-2.
• 
• Скачать образец заполнения формы № Т-2

Унифицированная форма Т-2 для ВУР

Карточка Т-2 также необходима для учета ВУР (военно-учетных работников). Согласно закону «О воинской обязанности и военной службе» от 06.03.1998 № 53-ФЗ работодатель должен вести воинский учет, который осуществляется на основании военных билетов сотрудников. Ранее существовала форма Т-2 ВУР, имеющая укороченный вид Т-2.

Указанная форма состояла из 3 разделов:

• 1 раздел — общая информация о сотруднике;
• 2 раздел — информация о военной обязанности сотрудника;
• 3 раздел — информация о приеме на работу и переводах.

Скачать бланк и образец формы Т-2 ВУР можно бесплатно, кликнув по  картинке ниже:

Личная карточка — сведения о воинском учете солдат, матросов по форме Т-2 ВУР Скачать

О том, как оформляется увольнение работника при его призыве в армию, читайте в статье «Порядок увольнения в связи с призывом в армию (нюансы)».

Итоги

Унифицированная форма Т-2 заполняется на каждого сотрудника при приеме его на работу и продолжает заполняться и дополняться в течение всего периода работы в компании. Указанная форма используется также для ведения воинского учета.

Образец личной карточки работника 2023: как правильно оформить и хранить документацию

В современном мире, где многие документы и уведомления отправляются электронным способом, может показаться, что ведение бумажных документов стало неактуальным. Тем не менее, для кадровиков управление бумажной документацией все еще является важной составляющей работы. Но как правильно оформить и хранить личные карточки работника?

Для начала необходимо разобраться, почему узнаете в этой статье, сколько карточек нужно заполнять и оформлять.

Именно личная карточка работника (т-2) является основным документом, необходимым для ведения кадровых ведомостей.

В ней содержатся все важные данные, такие как ФИО, данные паспорта и СНИЛС, дата приема на работу, должность и многое другое. Кроме того, она нужна для оформления трудовых отношений между работником и работодателем.

Сохранение бумажных документов многие отказываются в настоящее время, но старые добрые личные карточки все еще являются основой для ведения кадровых дел. Если вы решили отказаться от бумаги, то без них вам будет трудно вести должный учет данных о своих работниках.

Поэтому для тех, кто все еще хранит бумажные документы, важно знать, правильно ли заполнять карточки и применять форму отказа в хранении личных карточек. В этой статье вы узнаете, как правильно заполнять личные карточки работника, сколько карточек нужно вести и как хранить эту документацию.

Оформление личной карточки работника в 2023 году: что нужно знать

Когда речь идет о ведении кадровой документации, одним из важных элементов являются личные карточки работников. Но как правильно оформить эти карточки в 2023 году?

Стоит узнать, что существует новая форма Т-2 для заполнения личных карточек, которую следует использовать вместо старых бумажных карточек. Она обеспечивает более удобное, быстрое и точное ведение кадрового учета.

Если у вас имеются старые карточки, то может возникнуть вопрос, что с ними делать. Нужно ли их оставлять или разрушать? Кадровики часто отказываются от их хранения, поскольку они могут работать с новой формой Т-2.

Однако, стоит помнить, что если какая-то информация со старых карточек может быть полезной для будущего ведения дел работника, их следует хранить на протяжении сколько-то лет.

О том, как правильно оформить личные карточки в новой форме Т-2, и почему это нужно, вы узнаете в данной статье.

• Какие данные нужно заполнять в новой форме карточек?
• Чего следует избегать при заполнении?
• Какие преимущества дает использование новой формы?

Правила заполнения личной карточки в 2023 году

Личная карточка работника – это важный документ, в котором нужно заполнять все необходимые сведения о сотруднике. В этой статье вы узнаете, как правильно оформить и хранить карточки в 2023 году.

• Чего нужно узнать перед заполнением личной карточки?
• Сколько внести в базу данных о сотруднике, чтобы информация была полной и достоверной?
• Как оформить карточки для новых сотрудников и можно ли использовать старые формы?
• Отказываются ли кадровики от бумажного оформления карточек?
• Что нужно знать при заполнении личных карточек?
• Форма личной карточки должна быть соответствующей – Т-2.
• В карточке нужно указать все необходимые ведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, адрес прописки и фактический адрес, данные паспорта, образование, опыт работы и т.д.
• Важно правильно заполнить графу «Причина увольнения» и указать дату увольнения.
• Где нужно хранить личные карточки и почему?
• Карточки должны храниться в отдельном месте и быть доступными только для уполномоченных лиц.
• Личные карточки должны храниться в бумажном виде, в специальных архивах или ящиках для хранения документов.
• Хранение карточек в электронном виде не допускается из соображений безопасности.
• Что делать, если отказываются оформить личные карточки?
• Если кадровики отказываются оформить личные карточки, это может быть основанием для жалобы в инспекцию труда.
• Важно быть готовым оставить свои права при отказе от оформления карточек и вести переписку по данному вопросу в письменном виде.

Требования к хранению личной карточки работника

Если вы решили оформить личную карточку работника, то нужно знать, как правильно хранить этот документ.

Перед тем, как заполнять карточку, необходимо узнать, какие ведения должны быть на ней указаны.

Если вы хотите избежать отказа в кадровом аудите, то нужно правильно заполнить карточку, учитывая все требования формы Т-2.

Кадровики должны быть в курсе того, сколько карточек их компании нужно хранить и на какой срок.

Если у вас есть старые карточки на бумаге, то не отказывайтесь от них и сохраните их в архиве, сохранив срок хранения.

Если вы хотите оформить карточки электронно, то нужно знать, какие требования к хранению их в электронном виде.

Необходимо помнить, что личная карточка работника содержит конфиденциальные данные, поэтому нужно обеспечить их правильную защиту и хранение.

Какие данные должны быть включены в личную карточку сотрудника в 2023 году?

Если вы решили оформить личные карточки для ваших сотрудников, то вы узнаете, что количество карточек зависит от количества работников в организации. Но сколько бы их не было, важно заполнять каждую карточку со всеми нужными данными.

Какие данные нужно заполнять? В первую очередь, у каждого сотрудника должна быть уникальная идентификационная информация, такая как имя, фамилия, отчество, дата рождения, пол и СНИЛС.

• В личной карточке должна быть информация о квалификации и образовании сотрудника, его должности и месте работы.
• Также необходимо указать контактные данные, такие как адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
• Личные карточки могут содержать информацию о медицинской и страховой истории сотрудника, но это не является обязательным.

В зависимости от потребностей вашей компании, вы можете включить или исключить некоторые данные из личной карточки.

Важно помнить, что личные карточки необходимо оформлять и хранить в соответствии с законодательством. Кадровики могут отказываться от ведения бумажных форм, но если вы решили оставить все в старых карточках, то важно убедиться, что они соответствуют последним изменениям закона.

Данные
Пример

ФИО	Иванов Иван Иванович
Дата рождения	01.01.1980
СНИЛС	123-456-789 01
Должность	HR-менеджер
Место работы	ООО «Рога и копыта»
Адрес	г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1
Номер телефона	+7 (123) 456-78-90
Адрес электронной почты	ivanov@mail.ru

В этой статье вы узнали, какие данные должны содержаться в личной карточке работника в 2023 году, и почему она нужна для правильного ведения документации. Не забывайте обновлять информацию на карточках, чтобы они соответствовали последним изменениям закона.

Сроки и порядок ведения личной карточки в 2023 году

Для правильного оформления и хранения документации необходимо знать сроки и порядок ведения личной карточки работника. Кадровики должны узнать, на какой бумаге нужна форма карточки, как заполнять и где хранить ее.

Однако не все отказываются от старых карточек и решают оставить их на хранение. Почему люди отказываются от правильного ведения карточек? В статье можно узнать, что порой причиной этому является отсутствие времени и желания.

Но кадровые специалисты не должны отказываться от ведения личных карточек. Их форма нужна для правильного заполнения и хранения. Заполнять карточки нужно со всеми необходимыми данными и периодически обновлять информацию.

Важно быть в курсе того, сколько времени нужно на ведение карточек. Согласно Трудовому кодексу РФ, карточки необходимо хранить на протяжении 75 лет. Но кроме этого, есть еще требования к хранению налоговых деклараций и документации по ОПС.

Отказ от ведения личных карточек может привести к серьезным проблемам. Сотрудники могут не получить правильную зарплату, а также возникнуть проблемы с налогообложением и социальными выплатами.

• Заполняйте личные карточки правильно и своевременно;
• Храните документы в соответствии со сроками и требованиями закона;
• Не отказывайтесь от ведения карточек и не забывайте их обновлять.

Изменения в оформлении личной карточки работника с 2023 года

С 1 января 2023 года изменения внесены в форму личной карточки работника, которая является важным документом для кадровиков. Теперь карточки нужно оформлять в электронном виде, а не на бумаге, как раньше.

Оформление личной карточки бывает необходимо для ведения учета сотрудников в компании. Она содержит важные данные о работнике, такие как ФИО, дата рождения, контакты, должность, дата приема на работу и многое другое. Также на карточке указывается информация о заработной плате и отпусках.

Если раньше работодатели могли выбирать, заполнять карточки на бумаге или электронно, то с 2023 года все карточки придется заполнять в электронном виде, отказываясь от бумажного варианта. Но не все работодатели успели внедрить систему электронных карточек и могут продолжать использовать старые формы на бумаге. В этом случае, все карточки должны быть хранить на бумаге, как и раньше.

Кадровики должны быть в курсе всех изменений и узнать, как заполнять электронные карточки. Это важно, так как от верного заполнения зависит правильность ведения кадрового делопроизводства и получения своевременных выплат.

Почему такое изменение произошло? В основном, это связано с упрощением ведения учета и недопущением ошибок при заполнении карточек на бумаге. Кроме того, электронные карточки гораздо проще хранить и обновлять, а информация всегда будет актуальной.

Возможные последствия нарушения правил оформления и хранения личной карточки

Правильное оформление и хранение личной карточки работника – ответственность кадровиков, которые занимаются ведением документации о работниках компании. Но если кто-то из сотрудников не соблюдает правил, то это может привести к серьезным последствиям.

Если карточки заполняются неправильно, то кадровики могут быть оштрафованы и привлечены к административной ответственности. Например, трудовая книжка заполняется в форме Т-2, и ее отсутствие или неправильно заполненная форма – основание для штрафа от инспекции труда.

Кроме того, неправильное хранение личных карточек может стать причиной утечки конфиденциальных данных о сотрудниках. Если карточки хранятся в неудобных местах, на старых носителях, например, на бумаге, то это увеличивает риск утери или кражи документов.

Почему кадровики отказываются соответствовать правилам оформления и хранения личных карточек? Бывает, что им необходимо оставить работников с «белой» зарплатой, то есть оформить их без карточек, чтобы не платить налоги и не соблюдать другие законы.

Важно знать, для чего нужна личная карточка и сколько их должно быть в компании. Если работники узнают, как правильно оформить и хранить карточки, то это станет гарантией сохранения их конфиденциальности и защиты их прав в будущем.

Как работать с личными карточками Т-2 в 2022 году

Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.

В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.

Как заполнять карточку в 2023 году рассказали эксперты по кадровому учету в курсе «Кадровик с нуля до профи». Научим всему, что должен знать кадровик в новом году.

Узнать новые правила для кадровиков

Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

В карточке указывают:

• фамилию, имя, отчество работника;
• год его рождения;
• пол;
• образование;
• семейное положение;
• детей;
• паспортные данные;
• ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
• стаж работы (общий и непрерывный).

Соответственно, данные берут из приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.

Прежними правилами ведения трудовых книжек было предусмотрено, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись . А роспись проставляли в его личной карточке, где запись, внесенная в трудовую книжку, повторяется.

Но эти старые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, с 1 сентября 2021 года утратили силу.

На смену пришел приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.

Как изменились правила работы с формой Т-2

Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.

Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.

Тем не менее, Роструд считает, что работодатель — организация или ИП — вправе продолжить после 1 сентября в2021 года вести карточки № Т-2 (ситуация повторяет ситуацию с отменой командировочных удостоверений, которые фирма по желанию может продолжать оформлять).

Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.

А вот третье — самое существенное.

Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать.

Об этом написали чиновники Роструда — к документам, связанным с работой, наряду с приказами о приеме на работу, о переводах на другую работу, увольнении, а также и выпиской из трудовой книжки.

Следовательно, если сотрудник подал соответствующее заявление, работодатель должен выдать ему копию Т-2.

Форма Т-2 личная карточка работника в 2023 году — бланк, образец заполнения, унифицированная, ворде, обязательна

Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.

Этот документ составляется для всего штата без исключения.  Как на 2020 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?

В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.

Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2023 году?

Важные моменты

Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.

По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.

Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2.  Принята она Постановлением Госкомстата РФ №1.

Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека штата организации.

Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.

При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.

Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально трудоустроенного работника.

Что нужно знать

В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.

Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в трудовой книжке при трудоустройстве.

Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего приказа о приеме на должность.

Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.

В частности необходимы:

• приказ о зачислении в штат;
• паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
• трудовая книжка;
• страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
• документы по воинскому учету;
• документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
• информация, заявленная о себе лично сотрудником.

Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.

Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.

Как пример унифицированная форма Т-2 личная карточка работника в Ворде бланк можно скачать здесь.

С какой целью формируется

Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.

Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.

В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.

Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.

Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.

Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.

За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.

Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.

Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.

По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:

• общие сведения;
• данные о воинском учете;
• информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
• данные об аттестации;
• сведения о квалификации и ее повышении;
• информация о профессиональной подготовке;
• данные о поощрениях, наградах и т.д.;
• сведения об отпусках;
• положенные по закону льготы;
• дополнительные сведения;
• данные о причине увольнения.

Правовая база