Как надёжно отправить документы контрагенту

21.06.2023

Почтовые услуги продолжают оставаться единственным вариантом доставки важных документов, например, имеющих статус удостоверяющих личность, налоговых, бухгалтерских, юридических, правовых, а также носящих характер социального, финансового, информационно-технического, организационно-технического, хозяйственного или документационного обеспечения. Зачастую таким образом дублируются ранее отправленные электронные документы и отправляются адресату в бумажном виде с мокрой печатью.

Тип отправления может быть любой – от простого письма до ценной бандероли или даже посылки. Выбирать вариант стоит, исходя из ценности вложенных документов и срочности доставки.

Порядок отправки документов по почте

Алгоритм отправки документов по почте следующий:

Выберите почтовую или курьерскую службу: ТОП-10 курьерских служб.
Определитесь с типом отправления. Это может быть:
Купите бумажный или пластиковый конверт, плотный пакет с защитной пупырчатой пленкой внутри или другую упаковку, способную защитить содержимое от механических повреждений и внешнего воздействия на бумажные носители: виды конвертов.
Оформите заявку на сайте, заполните сопровождающие бумаги, сделайте опись вложенных документов, укажите данные получателя и отправителя на адресном ярлыке.
Если вас устраивает сумма доставки и дополнительных услуг, произведите оплату.
Вызовите курьера или лично отнесите письмо в ближайшее почтовое отделение.

Бросать пакет с документами в почтовый ящик не стоит, его нужно передать оператору, чтобы он убедился в том, что вы отправляете именно те вещи, которые указаны в описи, и получить квитанцию, где будет указан трек-номер для отслеживания.

Если вы вызвали курьера, то он обязан проверить содержимое конверта, затем при вас заклеить его и написать расписку о получении отправления.

При оценке вложения можно указать любую сумму. Но помните, что от нее зависит окончательная стоимость услуги. Как правило, к цене доставки добавляется процент об объявленной ценности.

Как надёжно отправить документы контрагенту

Какой способ отправки документов самый быстрый

Быстрее всего доставляются регистрируемые экспресс-отправления, доставляемые через курьера. Работник курьерской службы EMS забирает экспресс-письмо прямо из дома или офиса и организует его доставку адресату по самому короткому логистическому маршруту:

На автомобиле, если нужно отправить письмо в пределах одного населенного пункта или региона.
Самолетом, если отправка осуществляется в другой регион. Курьер лично едет в аэропорт и отправляет пакет с документами ближайшим авиарейсом.

Экспресс-доставка – дорогая услуга, особенно если застраховать вложение, объявив его ценность во время оформления заказа. Максимальная сумма страховки составляет до 50 000 рублей. Но если с письмом что-то случится (хотя риски порчи или утери застрахованных отправлений ничтожны), то вы сможете получить компенсацию.

Для отслеживания отправления в режиме реального времени ему присваивается трек-номер. О вручении экспресс-письма адресату в руки на номер мобильного телефона отправителя приходит СМС-уведомление (услуга актуальна только для отправлений по России).

Как надёжно отправить документы контрагенту

Какой способ отправки документов самый дешевый

Цена доставки пакета с документами формируется с учетом:

типа отправления;
размеров упаковки и веса вложения;
вида транспорта;
расстояния от места отправки до пункта назначения;
удаленности населенного пункта получателя.

Самый недорогой способ доставки – наземным транспортом.

Стоимость почтовых услуг Почты России составляет от 30 рублей за обычное и от 200 до 300 рублей – за заказное. Срок доставки зависит от дальности маршрута.

Минимальная цена экспресс-доставки (на следующий день) у большинства курьерских служб стартует от 600 рублей.

Как надёжно отправить документы контрагенту

Риски и проблемы

Пересылать документы можно любой почтовой службой, включая Почту России, но при этом следует помнить, что есть и риски повреждения вложенных документов или даже утери отправления.

Главные минусы отправки простым письмом:

помятый пакет и его содержимое;
вскрытое или украденное письмо;
сбой в логистике, нарушение сроков и задержка отправления.

Если нужно, чтобы письмо попало адресату в руки к определенному дню, то лучше не рисковать, обратиться в курьерскую службу и заказать экспресс-доставку у проверенных компаний.

Чтобы потом не жалеть, рекомендуем:

Обязательно сделать опись вложения. Это снизит вероятность кражи или, в крайнем случае, позволит доказать факт ее совершения.
Объявить ценность письма (услуга платная, но она дает гарантию сохранности вложенных документов).
Не отправлять простым письмом ценные документы (паспорта, трудовые книжки, военные билеты, платежные карты, водительские удостоверения и т.д.). Лучше пересылать такие вещи бандеролью с объявленной ценностью или заказным письмом с уведомлением о вручении.

По почте можно отправлять любые бумажные документы, фотографии и пластиковые карты. Единственное условие – вес пакета не должен превышать 100 грамм.

Запрещено пересылать по России агитирующие материалы, брошюры и книги экстремистского содержания.

Как надёжно отправить документы контрагенту

На нашем сайте-агрегаторе TOP Express собраны проверенные службы, которые осуществляют экспресс-доставку в любой регион России. Воспользуйтесь онлайн-калькулятором расчета стоимости доставки документов и выберите подходящий для себя по цене и срокам вариант в несколько кликов. Предложение актуально только для юридических лиц.

Вам может быть интересно:

Как отправить посылку через СДЭК

Как отправить ценную посылку

Доставка Деловыми Линиями

Как отправить документы по ЭДО

Как отправить счёт по ЭДО

Примерно 15 минут

Шаг первый: нажмите кнопку «Создать документ»

Из выпадающего списка выберите необходимый документ.

Шаг второй: после того, как вы выбрали документ, в нашем примере это «Счёт-фактура», заполните все окошки в предложенной форме.

Графы, подсвеченные красным, обязательны к заполнению.

Шаг третий: Проверка

Если вы пропустите обязательные окошки и нажмёте кнопку «Проверить», система подсветит пропущенные графы и выдаст уведомление об ошибке.

Как надёжно отправить документы контрагенту

Шаг четвёртый: сохранение черновика

Если вы не можете исправить ошибки сейчас или вам потребуется время, чтобы дополнить документ новыми данными, вы можете сохранить документ, нажав на кнопку «Сохранить».

Шаг пятый: отправка на согласование

Если вы заполнили и отредактировали все графы, можно отправить документ на согласование руководителю или любому другому сотруднику. Для этого нажмите кнопку «На согласование».

В появившейся форме выберите подразделение и сотрудника, которому необходимо ознакомиться с документом.

Шаг шестой: отправка на подпись

Если документ готов и ожидает лишь подписания, нажмите на кнопку «На подпись». Аналогично отправке на согласование, выберите сотрудника и подразделение.

Шаг седьмой: отправка подписанного документа контрагенту

После того, как вы всё проверили, согласовали и подписали внутри компании, настало время для отправки документа контрагенту. Для этого в верхней части страницы создайте получателя. Нажмите на значок лупы рядом со словом «Получатель».

В появившемся окне «Справочник абонентов» выберите контрагента или, если их список обширен, воспользуйтесь боковым меню для поиска.

После выбора контрагента вы увидите выбранную компанию в графе «Получатель».

Нажмите кнопку «Отправить», чтобы поделиться документом с вашим контрагентом.

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

Как загрузить документы в ЭДО

Как быть, когда нам нужно отправить контрагенту неформализованные документы? Например, письмо.

https://www.youtube.com/watch?v=0Mh_Kh4a1bQ\u0026pp=ygVS0JrQsNC6INC90LDQtNGR0LbQvdC-INC-0YLQv9GA0LDQstC40YLRjCDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0Ysg0LrQvtC90YLRgNCw0LPQtdC90YLRgw%3D%3D

Для отправки контрагенту неформализованного документа, вы можете загрузить в систему ЭДО «Такском-Файлер» файл со своего компьютера. Вы можете отправить документы в форматах doc, txt, xls, xml, jpg, pdf и других.

Для этого пройдите алгоритм из пяти шагов.

Шаг первый: в меню «Создать документ» выберите пункт «Другие документы» — «Произвольный документ»

Создание произвольного документа в система ЭДО

Шаг второй: в предложенной форме выберите тип документа, его номер, дату

Заполните графы с информацией об отправителе и получателе.

Шаг третий: загрузите необходимые документы в полях «Электронный документ» и «Дополнительные данные»

Можно также выбрать документы, с которыми будет связь. Например, это могут быть письма, отправленные тому же контрагенту ранее.

Шаг четвертый: перед отправкой проверьте информацию

В финальном виде отправляемый неформализованный документ может выглядеть так:

Шаг пятый: документ успешно отправлен

Информацию о нём вы можете посмотреть в разделе «Отправленные» в документах.

Отправленный документ можно скачать, отправить в архив, переработать, переместить, отправить на согласование или подписание и так далее.

Как надежно отправить документы контрагенту

Отправить документацию контрагенту так, чтобы она дошла до адресата, причём точно в срок, очень важно, особенно в случае судебных разбирательств. Рассмотрим некоторые конкретные обстоятельства.

Адресат располагается в другом регионе или городе

В подобном случае рекомендуется отправить документацию Почтой России ценным или заказным письмом с обязательными:

описью вложения (подтверждённый перечень отправляемых документов);
уведомлением о вручении (возвратившееся уведомление будет доказательством доставки документов и получения их адресатом).

Заказное письмо обойдётся дешевле, но ценное письмо накладывает на Почту России обязанность компенсировать его объявленную ценность в случае потери, повреждения или при доставке с нарушением срока.

Адрес контрагента берётся из договора, а если же в договоре он не указан, то из ЕГРЮЛЕГРИП.

В случае, если адрес из договора не совпадает с адресом контрагента в ЕГРЮЛЕГРИП, для гарантированного получения отправляйте документацию в оба адреса.

Адресат располагается в вашем городе

В таком случае вместо Почты России лучше воспользоваться курьерской доставкой. Для доставки определите фирму с большим стажем работы и хорошими отзывами о ней клиентов.

В описи вложений укажите полный перечень документов. Тщательно упакуйте документацию в пакет для доставки, чтобы избежать интереса третьих лиц.

Для подтверждения получения документов адресатом, предложите отправить вам письменное сообщение.

Адресат располагается в одном с вами здании или соседнем

В этом случае оптимальный вариант – быстрый и дешёвый, доставить документацию лично или поручить это сотруднику вашей фирмы.

Приготовьте один экземпляр документации для контрагента и один – для себя.

При сдаче документации представителю адресата потребуйте проставить на вашем экземпляре дату, должность и ФИО непосредственного получателя из штата контрагента, подпись и печать фирмы.

Пакет ваших документов должен быть зарегистрирован в журнале входящей документации или электронном журнале с указанием входящего номера в отметке о получении.

Обмен документацией с контрагентом осуществляется в электронном виде

Обмен документацией в электронном виде осуществляется через лицензированных операторов ЭДО, которые гарантируют быстроту, безопасность и юридическую значимость передаваемой информации.

Все передаваемые документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью.

Оператор хранит в базе всю историю передаваемой документации, поэтому в случае судебного разбирательства с контрагентом свидетельства оператора ЭДО являются юридически значащими.

Обмен документами с контрагентом определён в договоре

Если в договоре прописан способ обмена документами, то именно его и следует придерживаться, причём неукоснительно соблюдать определённые договором сроки передачи документов. При пересылке документов должен быть использован адрес контрагента, прописанный в договоре.

Чтобы гарантировать доставку документации и несколько успокоить свои нервы, можно в дополнение к основному, использовать иные способы доставки дубликатов документов.

Отправку документации в электронном виде можно продублировать отправкой Почтой России с обязательным уведомлением о вручении.

Обмен документами через почтовый интернет-сервис или мессенджеры

Если у вас в договоре с контрагентом подробно прописан подобный способ обмена документацией, это может создать дополнительные проблемы в случае судебных разбирательств с контрагентом.

Ведь если факт отправки может быть подтверждён нотариально заверенными скринами, то факт получения конкретным физическим лицом доказать будет трудно, за исключением случая использования корпоративной почты.

Поэтому при обмене особо важной для вас документацией необходимо:

Отправлять ещё один экземпляр документов курьером или Почтой России;
Прописать в договоре пункт об обязательном подтверждении ответным письмом получения документов с данными конкретного получателя, времени и перечня принятой документации.

Когда контрагент отказывается контактировать

В случае возникновения конфликтной ситуации контрагент может избегать контактов или скрывать факт получения документов. Цель подобных действий – представить вас недобросовестной стороной при рассмотрении дела в суде. Поэтому отправителю необходимо:

Привести доказательства доставки документов, а контрагент уже должен будет изворачиваться и объяснять, почему они якобы не получены;
Отправлять документы строго в рамках действующего законодательства и положений договора с контрагентом;
В случае отсутствия адреса в договоре, отправлять документы по адресу контрагента из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, что по нормам права будет являться добросовестным исполнением обязанностей.

При угрозе конфликта или уже возникшем конфликте с контрагентом совершенно не лишним будет использование дублирующих способов отправки документов.

Обмен документами через нотариуса

Но есть ещё один путь передачи документов, который используется при пересылке документов особой важности, и получение их оппонентом будет юридически подтверждено в любой судебной инстанции.

В этом случае предлагается воспользоваться услугой нотариальной службы по передаче документов между гражданами и организациями.

Нотариусом специальным протоколом фиксируется перечень документов и все сопутствующие сведения, после чего они будут считаться доставленными контрагенту, а вы будете считаться добросовестным отправителем.

Нарочно передать документы: как правильно подготовить и отправить бумаги

Глоссарий

/ 11 апреля 13:10

Текст изменился / 31 июля 2023

Если вам нужно передать документы, воспользуйтесь способом, который сохранит посылку в целости и сохранности. Передайте документы нарочно: самостоятельно или с помощью курьерской службы. Рассказываем, как правильно это сделать.

Не бойтесь отправлять документы нарочно, главное, обезопасьте себя Источник: unsplash

Для нарочного способа передачи документов нужно знать несколько важных нюансов. Например, стоит ли сделать копии, может ли курьер потерять бумаги и что делать в таком случае.

Слово «копейка» появилось при Иване Грозном, так как на монетах был изображен князь с копьем в руке.

Нарочно передать документы — отдать их получателю лично в руки. Так вы будете уверены, что бумаги доставлены по адресу и сохранны. О процессе рассказывает Алексей Яковлев, руководитель маркетингового отдела аутсорсинговой компании MIMINO.

Что необходимо сделать для подготовки бумаг:

отсортируйте документы по дате, алфавиту или степени важности — так проще проверить, что весь комплект на месте и в порядке;
убедитесь, что документы правильно заполнены, подписаны и заверены при необходимости;
сделайте копии, если требуется, плюс, вы сможете оставить экземпляр себе на случай, если оригиналы потеряются или окажутся испорчены;
упакуйте бумаги в пластиковый конверт или папку, чтобы защитить и точно сохранить их до вручения.

Теперь вы знаете, как подготовить документы нарочной передачей, разберемся с доставкой.

Задумываетесь над расширением бизнеса, наймом новых сотрудников и достижением целей? Получите кредит в Совкомбанке: воспользуйтесь выгодными условиями и простым комфортным оформлением.

Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до 5 лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.

Допустим, вы не можете самостоятельно передать бумаги: не успеваете или это не входит в ваши обязанности. Что делать? Прибегнуть к услугам курьерской службы. Алексей Яковлев выделил несколько важных этапов, чтобы передача прошла легко.

Как передать документы с курьером:

выберите надежную курьерскую компанию, изучите отзывы или попросите совета коллег, которые не раз справлялись с подобной задачей;
уточните, можете ли вы отправить выбранной курьерской службой подготовленные документы. Например, лицензии или бумаги, которые содержат гостайну;
оформите курьерскую доставку, укажите все данные и требования, такие как страхование или специальный вид упаковки;
следите за статусом доставки: как только адресат получит документы, на сайте появится соответствующая информация.

Однако не всегда нарочная передача проходит гладко. Порой возникают форс-мажоры.

Внимательно заполните и подпишите документы Источник unsplash

Есть вероятность, что курьер случайно испортит, перепутает или потеряет бумаги. Как поступить в такой ситуации? Алексей Яковлев предлагает обезопасить себя с помощью следующих действий.

Как подготовиться к возможному форс-мажору:

сделайте перед отправкой копии всех документов, чтобы иметь при себе дубликаты на случай потери;
застрахуйте документы при пересылке через курьерскую службу, чтобы получить возмещение, если бумаги испортятся или потеряются;
если документы потерялись, позвоните в курьерскую службу и расскажите о проблеме. Сотрудники проведут внутреннее расследование и постараются решить неприятную ситуацию;
будьте готовы, что придется восстанавливать потерянные документы и обращаться в соответствующие организации или госструктуры.

Для нарочной передачи документов важно помнить о нескольких этапах: правильно подготовить бумаги, сделать копии, передать самостоятельно или воспользоваться услугами курьерской службы.

Для отправки курьером выберите проверенную компанию-доставщика, застрахуйте документы. При потере или порче бумаг свяжитесь со специалистами службы и дождитесь результатов внутреннего расследования. При негативном исходе получите компенсацию и подготовьте документы вновь.

Подобное случается не столь часто, но лучше заранее подготовиться, чем в панике пытаться разобраться с непредвиденными последствиями.

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме

Мария Кузина

Пишу о лайфхаках, люблю темы экологии и устойчивого развития в моде, всегда дохожу до самой сути.

Сдэк отправка документов

Доставка документов

Если Вы представляете юридическое лицо, заключайте договор и получайте льготные тарифы и прочие преференции.

Заключить договор

Передавайте отправления для доставки в любом офисе (пункте самовывоза) СДЭК или курьеру, вызвать которого можно по тел.: 8 800 250 04 05

Только для Вас:

Отслеживание по трек-номеру;
Подпись адресата при получении;
Скан накладной с подписью на почту отправителя (дополнительная опция);
Наиполезнейшая услуга — «РЕВЕРС» (возврат документов после подписания);

Подробнее о том, зачем заключать договор со СДЭК ЗАКАЗНОЕ ПИСЬМО

Получайте прочные конверты для отправки документов бесплатно.

Надежно запечатываются пломбой. Размер конверта (см):

34 х 26 х 1

Основные тарифы на доставку документов

Экспресс-лайт

1 день в пределах города и области, прочие сроки — в зависимости от популярности и удаленности,
Россия, Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия

Блиц-экспресс

Сутки,
Россия.

ВАЖНО: при отправке через ПВЗ необходимо учитывать время передачи — после 14:00 к сроку добавляются дополнительные сутки.

Международный экспресс

сроки зависят от направления,
в Россию/из России, в страны таможенного союза/из стран таможенного союза.

Суперэкспресс

Высота, ширина и длина не должны быть более полуметра,
на следующий день, по Вашему выбору: до 9:00, 10:00, 12:00, 14:00, 16:00 или 18:00,
ГАРАНТИИ — опоздаем на час — вернем 100% оплаты.
более 200 городов России, включая их области.

ВАЖНО: отправка через ПВЗ не осуществляется. Забор документов осуществляет курьер. Вызвать курьера можно по номеру единой линии 8 800 250 04 05.

ВЫЗВАТЬ КУРЬЕРА 8 800 250 04 05 (Россия)

8 495 009 04 05 (Москва)

ВНИМАНИЕ! Запрещено перевозить:

идентификационные пластиковые карты (банковские карты, подарочные и скидочные карты и т.д.);
ламинированные документы и рентгеновские снимки;
документы об образовании нового образца более 1 единицы;
рекламная, сувенирная и другая полиграфическая продукция; образцы материалов малых размеров (ткань. металл, стекло, пластик и т.д.)

Как безопасно отправлять документы через Интернет

5 способов безопасной отправки документов по электронной почте

Используйте службу электронной почты с шифрованием.
Шифруйте свою электронную почту.
Шифруйте вложения электронной почты.
Защитите файл паролем.
Используйте онлайновую службу факсов.

Связанные вопросы

Какой самый безопасный способ отправки документов через Интернет?

Услуга онлайн-факса – это самый безопасный способ передачи файлов, включая деловые документы и личную информацию. Но как только вы решили, что услуга онлайн-факса – подходящий для вас вариант, настало время выбрать лучшую услугу.

Что является наиболее безопасным способом отправки документов?

Факс – это самый безопасный способ отправки документов. Факсимильные аппараты гораздо менее привязаны к сети, чем учетные записи электронной почты. И они практически неуязвимы для мошенников, занимающихся кражей информации. Поскольку существует меньше способов нарушить факсимильное соединение, факс является одним из самых безопасных способов отправки конфиденциальной информации.

Какой способ отправки конфиденциальных документов является самым безопасным?

Зашифровать файл

Шифрование – лучший способ безопасного обмена файлами. Это означает, что файл становится нечитаемым до тех пор, пока его не расшифруют. Только те, у кого есть ключ шифрования, могут получить к нему доступ. Поэтому шифрование файлов – это отличный способ обеспечить безопасность ваших данных, даже если они попадут в чужие руки.

Как безопасно отправлять конфиденциальные документы по электронной почте?

Конфиденциальная отправка сообщений и вложений

На компьютере зайдите в Gmail.
Нажмите кнопку Составить.
В правом нижнем углу окна нажмите Включить конфиденциальный режим. Совет: Если вы уже включили конфиденциальный режим для письма, перейдите в нижнюю часть письма и нажмите Редактировать.
Установите срок действия и пароль. …
Нажмите Сохранить.

Безопасно ли отправлять по электронной почте PDF-файл с номером социального страхования?

По той же причине избегайте прикреплять отсканированные PDF-файлы или другие документы, содержащие номер социального страхования и другую личную информацию. Не отправляйте эту информацию по СМС и не распространяйте ее через мгновенные сообщения, которые также уязвимы.

Как безопасно отправлять финансовые документы?

Наиболее безопасные способы отправки налоговых документов вашему бухгалтеру

Составьте список.
Сделайте резервные копии.
По возможности передайте документы лично.
Отправка документов по почте – хороший второй вариант.
Отправка документов по факсу подходит для простых документов.
Используйте шифрование, если необходимо использовать электронную почту.
Используйте защищенный портал.
Если наступит худший вариант.

Безопасен ли Gmail для отправки документов?

При передаче данных Gmail шифруется с помощью TLS (Transport Layer Security), а для защиты электронной почты в состоянии покоя используется стандартное 128-битное шифрование.

Является ли Dropbox более безопасным, чем электронная почта?

Является ли Dropbox более безопасным, чем электронная почта? Некоторые почтовые сервисы шифруют ваши сообщения, но большинство провайдеров все же имеют недостатки в способах хранения и доступа к данным. Электронная почта не ставит во главу угла конфиденциальность, поэтому Dropbox будет лучшим местом для отправки файлов другим людям.

Безопасен ли Gmail для отправки налоговых документов?

Сообщения, которые вы отправляете

Важно: Если вы видите значок , сообщение может быть не защищено шифрованием. Не отправляйте на этот адрес конфиденциальные документы, такие как налоговые формы или контракты.

Безопасно ли отправлять номер социального страхования в приложении к электронному письму?

Вы никогда не должны отправлять свой SSN по электронной почте. Это связано с тем, что вы не можете гарантировать, где будет храниться или передаваться электронное сообщение после его отправки.

Кроме того, ваш SSN подвергается риску, если любой из аккаунтов электронной почты будет взломан.

Поэтому даже если передача электронной почты безопасна и вы удалили ее со своей стороны, все равно существует неизвестный риск.

Какие документы не следует отправлять по электронной почте?

Примерами информации, которую никогда не следует отправлять по электронной почте, являются:

Номера социального страхования.
Номера водительских прав.
Номера паспортов.
Номера удостоверений личности, выданных штатом.
Номера любых банковских/финансовых счетов.
Номера кредитных/дебетовых карт.
Защищенная медицинская информация.
Документы, защищенные привилегией адвоката и клиента.

Какой способ отправки номера социального страхования является наиболее безопасным?

Не отправляйте свой SSN через электронное устройство

Если вам нужно связаться с кем-то и сообщить ему свой номер, лучше всего сделать это лично. Второй лучший способ – связаться с ними по телефону и сделать это вживую.

Что надежнее – факс или электронная почта?

Является ли факс более безопасным, чем электронная почта? Факс более безопасен, чем электронная почта, во многих отношениях.

Главное, что может сделать факс более безопасным, чем электронная почта, – это ограниченный доступ к Интернету и подключенным к нему устройствам.

Факсимильные аппараты передают данные по телефонным линиям, доступ к которым сложнее, чем к публичным интернет-соединениям.

Является ли онлайн-факс более безопасным, чем электронная почта?

Онлайн-факсимильная связь гораздо безопаснее электронной почты практически во всех случаях использования. Он безопасен, потому что его не так легко скомпрометировать, как электронную почту.

Безопасен ли Gmail для отправки документов?

Gmail шифруется с помощью TLS (Transport Layer Security) при передаче данных и защищает ваши электронные письма в состоянии покоя с помощью стандартного для отрасли 128-битного шифрования.

Является ли онлайн-факс более безопасным, чем электронная почта?

Все факсы передаются по телефонной сети общего пользования (PSTN), которая обеспечивает передачу данных “точка-точка”, что делает их более безопасными, чем электронная почта. Отправленный факс преобразуется в двоичный формат base64 в источнике, проходит через ТфОП и затем снова собирается на факсимильном аппарате получателя.

10 вещей, на которые нужно обратить внимание при отправке важных документов

Агрегатор курьерских служб экспресс–доставки Time Saving Machine с 2017 года доставляет документы за рубеж и по России для физических и юридических лиц. Благодаря развитым партнерским сетям, пересылаем конверты за 1–3 рабочих дня в Европу и США, за 2–5 рабочих дней в отдаленные уголки планеты — в Южную Америку, Австралию, Африку.

Частные лица обычно отправляют забытые паспорта, документы в зарубежные консульства для получения виз, пересылают свидетельства о рождении, заключении брака, смерти, аттестаты и результаты экзаменов для поступления в зарубежный вуз, водительские удостоверения.
Юридические лица обмениваются закрывающими документами, контрактами, договорами, чертежами, бухгалтерскими документами, судебными исками, актами.
Проанализировав часто задаваемые вопросы клиентов, собрали те, на которые стоит обратить внимание при отправке важных документов курьерскими службами.

Какую курьерскую службу выбрать для доставки документов?

Единой инструкции выбора курьерской службы экспресс–доставки документов нет, потому что каждый запрос на доставку индивидуален.

Например, служба, которая специализируется на доставке документов в Европу, не сможет также успешно переслать в Австралию. Или компания отправляет только посылки весом от 5 кг, а за документы не берется.

Курьерская служба возит успешно любые типы отправлений, но очень долго или дорого, а за доставку паспорта вовсе не берется.

Чтобы сократить время на поиски подходящей курьерской службы для международной доставки документов, клиенту нужно обратиться в агрегатор Time Saving Machine по телефону, написать на электронную почту, в чаты сайтов, в мессенджер.

Сообщив один раз адреса отправителя и получателя, тип документов и вес менеджеру, подберем подходящую надежную курьерскую службу для указанного направления, предложим тарифы на выбор и расскажем, как отправить паспорт за границу.

Как правильно упаковать документы?

Правильная упаковка — залог того, что документы доберутся в руки адресату целыми и невредимыми. Обычно бумаги помещают в картонные конверты или сейф–пакеты, главное, чтобы упаковка была чистой, сухой, подходящей по размеру и герметичной.

Если у вас нет конверта или пакета, то сообщите менеджеру при оформлении заявки в компании TSM о необходимости упаковать бумаги, тогда курьер возьмет с собой бесплатную упаковку.

Маркировка

Маркировка — важный пункт, которому нужно уделить особое внимание. При оформлении заявки на доставку сообщите точный адрес и индекс адресата, перепроверьте правильность написания, чтобы отправить документы за рубеж в срок.

Вы знали, что в мире 1716 населенных пунктов, которые называются Сан–Хосе? Если неверно указать индекс, то конверт с важными документами отправится не в Калифорнийский город на западе США, а одноименную столицу страны Коста–Рика.

Или, например, компании нужно отправить оригинал контракта на поставку тканей в Париж, столицу Франции, а из–за ошибки в адресе или индексе курьер доставит документы в село Париж Челябинской области.

Есть запрещенные к перевозке документы?

Таможенное законодательство в каждой стране меняется в течение года несколько раз. При отправке печатной продукции за рубеж, сначала свяжитесь с посольством страны, где проживает получатель, сообщите о перечне отправляемых документов и убедитесь, что в конверте нет ничего запрещенного. Уточните, можно ли отправлять паспорт.

Например, в стране, где строго соблюдают религиозные обычаи, журнал с изображением девушки с открытыми руками и непокрытой головой, расценят, как, простите, порнографию.
Во многие страны запрещено ввозить и вывозить документы, удостоверяющие личность — паспорт гражданина, заграничный паспорт, свидетельства о рождении, дипломатический паспорт, удостоверение личности военнослужащих.
За консультацией прежде всего обратитесь к специалистам компании TSM.

Доставка документов курьером из рук в руки

Не нужно отвлекаться от работы, нести конверт в офис службы доставки документов, стоять в очереди, чтобы оформить заявку. Позвоните по телефону, напишите в мессенджер или на электронную почту компании Time Saving Machine.

Менеджер не только подберет тарифы и заполнит накладные, но и назначит курьера, который заберет конверт с документами из рук отправителя, доставит в сортировочный центр, откуда документы отправятся авто– или авиатранспортом в пункт назначения.

По прибытию в населенный пункт получателя, конверт также принесет к дверям адресата местный курьер.

Для срочной доставки документов по России и за рубеж за 24 часа есть услуга авиакурьера — такая же как “из рук в руки”, только курьер после забора документов, отправляется в аэропорт, чтобы вылететь ближайшим рейсом в пункт назначения.

По прибытию тот же курьер, который забирал документы, доставляет их в руки получателю. Авиакурьер — самый надежный и быстрый способ экспресс–доставки документов по России и за рубеж, потому что ответственность лежит только на одном человеке.

Убедитесь, что курьера назначила компания TSM

Не передавайте важные документы курьеру, пока не убедитесь, что его назначила компания TSM. Если прибыл без униформы, спросите, какую службу представляет. Затем позвоните персональному менеджеру экспресс–доставки документов TSM и уточните, тот ли прибыл курьер.

Бывают случаи, когда клиент звонит сразу в несколько служб доставки и заказывает от каждой курьеров, передают пакет документов первому, а предоплату за доставку внесли курьеру другой службы. После чего возникает путаница, а ценные бумаги вообще могут не отдать.

Страхование отправлений

Для спокойствия клиентов страхуем документы юридических и частных лиц. Если отправляемые важные бумаги в дороге повредятся, потеряются или намокнут, страхование через компанию TSM позволит получить денежную компенсацию. Цена страховки составляет 1% от объявленной стоимости. Например, если клиент оценивает паспорт в 10000 рублей, то сумма за страховку составит всего 100 рублей.

Отсюда следует вопрос — как застраховать важные документы при отправке?

Просто сообщите о необходимости страховки персональному менеджеру:

по телефону;
в WhatsApp или Telegram;
на электронную почту.

Рассчитать цену и оформить страховой полис поможет специалист компании TSM.

Скидки при частых отправках

Если юридическому лицу нужно часто отправлять документы за рубеж партнерам, то выгодно заключить договор с курьерской службой экспресс–доставки Time Saving Machine. За счет объема и частоты отправок, TSM предоставляет скидки и персонального менеджера, который на связи в любое время.

Отслеживание документов

После оформления накладной, каждому отправлению присваивается идентификационный номер, штрих– или QR–код. Персональный менеджер пришлет ссылку на сайт перевозчика, где в режиме реального времени клиент отследит место нахождения конверта с документами.

Особый контроль курьерской доставки

Обратите внимание, что в компании Time Saving Machine есть услуга особого контроля доставки документов.

Это значит, что ответственный за отправление логист будет отслеживать передвижение конверта с документами до тех пор, пока они не будут у адресата.

Если специалист замечает, что отправление задерживается или направилось не по адресу, звонит в курьерские или таможенные службы, чтобы уладить возникшие трудности.