Многие индивидуальные предприниматели и предприятия пошли по пути оптимизации персонала. Один из вариантов в таком случае – исключение из штата водителя, и оформление отношений с ним путем договора аренды транспортного средства с экипажем. Это особенно актуально, если услуги по транспортировке требуются периодически и нерегулярно. Рассмотрим порядок заключения договора в таком случае с помощью сервиса Конструктор договоров СПС Консультант Плюс.
Аренда транспортного средства вместе с услугами по его управлению и эксплуатации – вид договора аренды движимого имущества. Условия договора аренды транспорта отражены в параграфе 3 Главы 34 второй части ГК РФ.
Конструкция этого договора предполагает, что одна сторона (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо) передает другой стороне на условиях возмездного временного владения и пользования транспортное средство, а также предоставляет ей услуги по его управлению и эксплуатации.
Предмет договора
В главном разделе договора, содержащем его существенные условия по статье 632 ГК РФ, необходимо отразить: сколько транспортных средств отдается в аренду и какие именно (с указанием полных характеристик — год выпуска, наименование, цвет, государственный регистрационный номер, номер двигателя и кузова, мощность, модель, марка и т.д.). С легковой машиной привычнее и проще – достаточно взять данные об объекте из паспорта транспортного средства. По специфическим объектам следует обратиться к спецнормам законодательства. Например, в соответствии со статьей 200 Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации, в договоре о фрахтовании судна и услуг членов экипажа (тайм-чартер) должны быть сведения о грузовместимости и грузоподъемности, районе плавания, скорости, целях фрахтования, времени, месте передачи, возврата судна, ставке фрахта, сроках действия тайм-чартера.
В принципе полного описания предмета передачи достаточно, но желательно предусмотреть в этом разделе и такие условия:
- цели использования арендуемого с экипажем транспорта;
- какие документы и вещи передаются одновременно с транспортным средством;
- имеются ли какие-то ограничения или права третьих лиц на транспорт;
- выявлены ли недостатки при передаче (важный момент, его описание позволит получающей транспорт стороне избежать споров о вине в причинении каких-либо повреждений транспорту в период действия договора).
При формулировании различных ситуаций этого раздела вам поможет сервис Конструктор договоров: 
Срок аренды и порядок передачи
Срок в этом договоре не является существенным условием. Закон допускает не устанавливать конкретный срок при аренде транспортного средства с экипажем.
Но если стороны выбирают указание на неопределенный срок своих правоотношений, то следует принять во внимание статью 610 ГК РФ, из которой следует, что при заключении договора аренды на неопределенный срок каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за месяц (или за срок, установленный в самом договоре).
В данном разделе следует оговорить, в каком месте осуществляется передача транспортного средства, в каком возвращается, какими документами фиксируются эти события. Вот примеры формулировок этих условий в договоре:
Описание услуг по управлению и эксплуатации транспортного средства
Рассматриваемый нами договор является договором аренды с экипажем, значит, необходимо указывать в нем специальные условия, связанные с предоставлением услуг по управлению, обслуживанию, эксплуатации арендуемого транспортного средства.
Будет ли арендатор предъявлять какие-либо требования к водителю, связанные с его опытом, квалификацией, возрастом и т.д.
? Какие именно требования? Каков будет режим его работы? Будет ли ограничение по территории поездок, по командировкам? Конечно же, эти вопросы будут возникать при исполнении договора и их желательно оговаривать при заключении. Например, такими пунктами: 
Данная договорная конструкция применяется при аренде не только обычных легковых автомобилей, но и иных транспортных средств. Поэтому требования к экипажу могут являться очень важными (ст.
52 Кодекса торгового мореплавания РФ, ст. ст. 26 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, ст. ст. 56 Воздушного кодекса РФ).
Требования к составу экипажа в договоре, естественно, не должны вступать в противоречия с обязательными условиями нормативно-правовых актов.
Оплата услуг членов экипажа
Один из ключевых вопросов в данном договоре – оплата работы водителя (члена экипажа). Водитель является сотрудником арендодателя, поэтому, по общим правилам статьи 635 ГК РФ, расходы по оплате услуг членов экипажа и расходы на их содержание несет арендодатель.
Но данная норма диспозитивна и предоставляет сторонам возможность предусмотреть иные условия распределения расходов на услуги управления транспортом.
Если стороны договора приходят к соглашению об ином порядке оплаты, то прямо предусматривают это в соответствующем разделе договора.
Условия содержания и эксплуатации транспортного средства
Еще один важный раздел и для арендатора, и для арендодателя — условия эксплуатации и содержания арендуемого имущества.
Транспортное средство – вещь дорогостоящая, и имеет смысл предусмотреть порядок его сохранности, а также правила эксплуатации.
Последние содержатся в специализированных нормативных актах (стандарты, ГОСТы и др.), поэтому по согласованию сторон достаточно в договоре на них сослаться.
По правилам статьи 634 ГК РФ, поддерживать надлежащее состояние переданного в аренду транспорта, включая проведение текущего и капитального ремонта, предоставление необходимых принадлежностей, обязан арендодатель.
Данная норма императивна, и пункт договора, где предусматривается возложение этой обязанности на сторону арендатора, является ничтожным, что подтверждается судебными решениями (например, постановлением ФАС Московского округа от 20.01.2009 № КГ-А40/12869-08 по делу № А40-23676/08-52-237).
Однако допустимо, если ремонт транспортного средства произведет арендатор, но с последующим возмещением ему расходов со стороны арендодателя, при условии, что по вине арендодателя произошла поломка.
Вот такие формулировки в помощь по данному разделу предлагает сервис Конструктор договоров СПС Консультант Плюс: 
Расходы на оплату топлива
При обсуждении расходов на оплату топлива сторонам необходимо договориться, за чей счет оно будет закупаться. Об этом прямо сказано в статье 636 ГК РФ.
Расходы на приобретение топлива могут ложиться на арендодателя и даже включаться в состав арендной платы (анализ имеющихся судебных решений позволяет сделать вывод о такой возможности), но эти распределения должны быть прямо прописаны в договоре.
Если договором это не предусматривается, то оплата топлива, расходных материалов при нормальной эксплуатации производится арендатором.
Страхование
В отношении транспортного средства действуют два вида страхования – имущественное страхование и страхование гражданской ответственности. Конструкция статьи 637 ГК РФ гласит, что обязанность по страхованию несет арендодатель, но только в тех случаях, когда страхование является обязательным в силу прямого указания закона.
Арендная плата
В сервисе Конструктор договоров уже заранее предусмотрено большинство формулировок в зависимости от вариантов арендной платы: форма расчетов, период, за который вносится плата, валюта оплаты, возможности изменения порядка и размера арендной платы, момент исполнения обязательства арендатора по оплате. 
Ответственность сторон
Со стороны арендодателя нарушение обязательств может выражаться, например, в несоблюдении сроков передачи транспортного средства, нарушении порядка его технической эксплуатации.
А арендатор может нести ответственность за нарушение сроков либо порядка перечисления арендной платы, за нецелевое использование арендованного транспорта, за просрочку возврата его в связи с окончанием срока аренды.
Вид ответственности (неустойка или штраф) и ее размер стороны должны оговорить в договоре, а также определить соотношения убытков и неустойки в различных ситуациях. Конструктор договоров поможет с формулировками.
Статьями 639 ГК РФ и 640 ГК РФ предусматриваются случаи, когда ответственность наступает за повреждение транспортного средства, переданного в аренду, а также за вред, причиненный транспортным средством.
В силу особого статуса объекта аренды – источник повышенной опасности – закон установил, что ответственность за причиненный транспортом вред третьим лицам ложится на арендодателя с правом предъявления в дальнейшем регрессных требований к виновному арендатору.
Заключительные положения, касающиеся порядка расторжения договора, подсудности, срока действия договора и др., не отличаются от иных типов договоров.
В отношении договора аренды транспортного средства с услугами по управлению и эксплуатации особое внимание обратите на следующие моменты:
Договор аренды транспортного средства с экипажем: как переделать шаблон под себя
По общему правилу расходы на содержание арендованного транспортного средства несет арендатор
(). Однако в договоре можно прописать иные положения, полностью или частично отнеся такие расходы на арендодателя.
|
- Вопрос о том, стоит ли возлагать на арендодателя расходы на содержание транспортного средства, остается открытым.
- В судебной практике нет однозначного мнения на этот счет.
- В некоторых случаях суды признают такое условие договора соответствующим
- (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа
), в то же время существуют судебные решения, согласно которым условие об осуществлении ремонта транспортного средства арендатором за счет арендодателя противоречат - , поскольку
- не предполагает возложения на арендодателя обязанности нести такие расходы (постановление ФАС Московского округа
- по делу № А40-5033/05-22-51).
Расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, также несет арендатор
(). Это касается расходов, связанных с коммерческой и технической эксплуатацией транспортного средства.
К ним относятся, в частности, затраты на материалы, которые расходуются в процессе эксплуатации: горюче-смазочные материалы, подлежащие регулярной замене узлы и детали, расходы на парковку, стоянку или размещение в гараже и т. д.
Условием договора аренды также можно полностью или частично отнести эти расходы на арендодателя.
Аренда спецтехники с оператором-собственником – частным лицом
Как составить договор безвозмездной аренды транспортного средства
По сути, ничем не отличается от взаимоотношений с юридическим лицом. Но есть и особенности.
Помимо Договора аренды техники с оператором оформляется Трудовой договор, в котором указываются все финансовые условия и порядок оплаты.
В Договор аренды вносится пункт об ответственности Арендодателя за техническое состояние машины.
Несмотря на мнение о необязательности документального подтверждения квалификации оператора в данном случае, оно необходимо. Заключая Договор, частное лицо временно становится участником рабочего процесса, за которое несут ответственность перед законом лица, допустившие его к месту проведения работ.
Следовательно, все документы, регламентирующие право оператора эксплуатировать технику, предоставляются Арендатору и в виде копий прикладываются к Трудовому договору.
Отдельные моменты, вроде уплаты налогов или оформления актов выполненных работ, решаются по мере из возникновения. Договор временного найма физического лица столь распространен, что не вызовет заминки ни у одной бухгалтерии.
Кому можно сдать грузовик во временное пользование?
Договор аренды автомобиля с экипажем
В российском законодательстве не содержится каких-либо ограничений по кругу лиц, которым можно сдать грузовой автомобиль в аренду. Арендовать грузовое авто могут:
- Юридические лица.
- Индивидуальные предприниматели.
- Физические лица.
Для сдачи грузовика во временное владение и пользование должны соблюдаться следующие условия:
- у организации (ИП) — арендодателя есть соответствующий код ОКВЭД – 77.12 «Аренда и лизинг грузовых транспортных средств» (об особенностях аренды ТС между ИП можно узнать тут);
- грузовой автомобиль является собственностью организации или он арендован с правом передачи его в субаренду.
Компания заключает с физическим лицом контракт аренды автотранспорта без экипажа, основные положения которого регулируются статьями 639, , 642-649 Гражданского кодекса РФ. Форма договора – письменная, не требующая государственной регистрации.
- Физическое лицо, которое занимается предпринимательской деятельностью без регистрации в качестве ИП, может быть привлечено к административной (уголовной) ответственности.
- Поэтому водителям, оказывающим услуги доставки на регулярной основе, безопаснее вести свою деятельность, встав на учет в качестве ИП.
- О том как и кому сдавать авто в аренду физическому лицу, мы рассказывали здесь, а как арендовать авто у сотрудника организации читайте тут.
Финансовая выгода от договора аренды спецтехники
Договор аренды строительной техники с экипажем
Необходимость в использовании спецтехники в течение короткого отрезка времени характерна, в первую очередь, для строительных организаций.
Поэтому подавляющее большинство строительных компаний не покупают, а арендуют строительные краны и подъемники, строительные лифты, экскаваторы, бульдозеры, грейдеры, буровые установки, автобетоносмесители, растворонасосы и трейлеры.
Совет! Даже мелкое строительное оборудование, например, строительные леса и стойки, комплект инвентарной опалубки, бетономешалки, перфораторы, шлифовальные машины, сварочные посты и линии разумно брать в аренду, а не держать на балансе.
С целью обеспечения рынка арендуемой спецтехники в настоящее время созданы и успешно функционируют многочисленные частные фирмы, созданные на базе передвижных механизированных колонн. Они имеют на своем балансе большое количество специальной техники, в том числе землеройной, дорожной или строительной, которую сдают в аренду.
Это могут быть как самостоятельные компании, выступающие в роли арендодателей, так и структурные подразделения крупных ассоциаций.
Иметь дело с самостоятельными компаниями арендаторам гораздо проще. Так, крупные арендные ассоциации, входящие в структуру концернов, предпочтение отдают крупным фирмам-партнерам, в том время как небольшие самостоятельные арендодатели с удовольствием работают с любым потенциальным клиентом.
Безвозмездное пользование имуществом (аренда): Какие возникают налоговые риски? Как их избежать?
Приветствую посетителей «Блога Фискала»! Сегодня рассмотрим налоговые риски при передаче (получение) имущества в пользование (аренду) на безвозмездной основе.
Недавно на «Форуме налоговиков – Фискалы.
Ру» в теме «Безвозмездная аренда» обсуждался вопрос о налоговых рисках арендатора, в случае, если им было получено имущество в безвозмездное пользование от взаимозависимой организации.
Мне показался этот вопрос интересным, поэтому предлагаю Вашему вниманию более подробное рассмотрение порядка налогообложения при передаче имущества в безвозмездное пользование.
Может ли быть аренда безвозмездной?
- Прежде чем начинать рассматривать вопрос налогообложения подобных сделок, позвольте разъяснить гражданско-правовую сторону безвозмездного пользования имуществом.
- Статьей 606 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) определено, что по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
- Статьей 614 ГК РФ определено, что арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату).
Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случае, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.
Таким образом, из положений ст.ст. 606, 614 ГК РФ следует, что договор аренды предполагает арендную плату.
В случае отсутствия арендной платы, данный договор должен квалифицироваться как договор безвозмездного пользования. Так согласно п. 1 ст.
689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.
Сам по себе факт того, что Вы назовете договор безвозмездного пользования имуществом договором аренды, а сторон в договоре арендатором и арендодателем, а не ссудополучателем и ссудодателем каких либо рисков не представляет. Это больше вопрос юридической грамотности составления договора.
Налоговые риски
При передаче (получение) имущества во временное безвозмездное пользование у сторон сделки возникают следующие риски:
- ссудополучателю будут исчислены внереализационные доходы исходя из рыночных арендных ставок на идентичные (однородные) объекты имущества;
- ссудодателю будет доначислен НДС, рассчитанный также исходя из рыночных арендных ставок на идентичные (однородные) объекты имущества;
- ссудополучателю будет отказано в праве исчисления амортизации по объектам имущества, переданным во временное безвозмездное пользование;
- ссудополучатель не сможет учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на содержание и поддержание имущества.
Аспекты, которые нужно учитывать при составлении соглашения
Немаловажным является указание особенностей составления договора. К таковым относится:
- Форма. Несмотря на то, что заверять данный договор у нотариуса необязательно, всегда стоит оформлять письменно. Гражданское право предоставляет возможность составлять его в любой форме и виде — от руки или печатном.
- Действия срока. Стоит также внимательно продумать то, как будет себя вести срок. Рекомендуется делать так, чтобы он не продолжал свое действие после истечения. Однако рекомендуется продумать особые случаи, в которых он будет продлеваться автоматически.
- Возможность субаренды. Собственник должен понимать, что подобное право у водителя есть по умолчанию. Это значит, что если он хочет исключить передачу автомобиля в чужие руки — нужно указать невозможность субаренды.
- Ответственность. Здесь прописываются все нюансы того как будут действовать стороны в случае ущерба непосредственно автомобилю либо иным лицам вследствие образования ДТП.
Игнорирование данных факторов может быть причиной судебных разбирательств и получения дополнительного убытка.
Частые вопросы и ответы
Так как приобретать ТС можно в кредит, по договору лизинга и другим особым условиям, возникает много каверзных вопросов относительно предоставления обремененных автомобилей в аренду:
Договор аренды транспортного средства с экипажем
Как правильно составить договор аренды транспортного средства с экипажем? Об этом вы узнаете из данной статьи. Приводится информация о том, какие данные содержит в себе данный документ и что должны указать о себе арендатор и арендодатель.
Договор аренды автомобиля с экипажем: содержание документа
Организация или индивидуальный предприниматель могут заказать транспортное средство с экипажем, если в этом возникнет необходимость. Договор регулируется п. 3 главы 34 ГК РФ. Данный документ должен содержать в себе следующие данные:
- название документа;
- место подписания документа;
- дата составление документа;
- название компаний или индивидуальных предпринимателей, между которыми заключается соглашение;
- основные параметры транспортного средства;
- цель аренды транспорта с экипажем;
- перечень предметов, которые находятся в транспортном средстве и арендуются;
- ответственность между сторонами, также их права и обязанности;
- время, на которое заключается соглашение;
- непредвиденные обстоятельства и происшествия, при которых у сторон нет ответственности;
- место расположения и платёжные реквизиты участников соглашения;
- разные соглашения.
Для того, чтобы составить договор аренды транспортного средства (автомобиля) с экипажем в Москве по доступной цене, обращайтесь к специалистам нашего портала.
Договор аренды ТС с экипажем: особенности
Данный документ должен составляться в двух экземплярах. Оба документа юридически равноценны. Если появились дополнительные обстоятельства или изменения у сторон договора, то проводятся переговоры, в которых решаются все возникшие проблемы. В случае, когда разногласия выходят за рамки обычных переговоров, может быть назначен суд, в котором будет принято окончательное решение.
Есть некоторые нюансы, связанные с поломкой автомобиля. Во избежании проблем, при аренде транспортного средства с экипажем следует составить акт приёма-передачи, в котором указать все неисправности машины.
Так можно избавиться от ответственности за те проблемы, которые были в автомобиле изначально и не возникли из-за арендатора. Цена за аренду автомобиля зависит от времени.
Важно утвердить некоторый дополнительный период, до истечения которого плата будет фиксированной.
Что должно быть в договоре аренды автомобиля с экипажем?
В конце документа следует указать реквизиты и подписи сторон. Там фигурируют арендатор и арендодатель. Указываются:
- индивидуальный номер налогоплательщика ИНН и код причины постановки КПП;
- расчётный счёт;
- банковский идентификационный код БИК;
- корреспондентский счёт;
- телефон.
В конце ставятся подписи арендатора и арендодателя. В заключении надо сказать, что образец договора аренды транспортного средства (автомобиля) с экипажем можно скачать внизу страницы, и обратиться к нашим специалистам для корректного и безошибочного заполнения документа за разумную цену.
Как арендовать личный автомобиль сотрудника
Авто в организации появляется разными путями: его покупают, арендуют или используют транспорт сотрудников, выплачивая компенсацию. Независимо от варианта, расходы на содержание и требования к документам почти аналогичны.
Аренда или компенсация?
Как правило, если используется личный транспорт сотрудников, то заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсации за использование имущества в рабочих целях или договор аренды.
Целесообразно выбрать аренду, если:
- Автомобиль постоянно должен находиться в распоряжении работодателя.
- Авто используют как владелец, так и другие сотрудники.
- Все расходы по содержанию собирается полностью нести работодатель.
Компенсацию логичнее установить в случае, когда:
- Транспорт нужен только в рабочее время, возможно, даже не ежедневно, а в остальное им пользуется сотрудник по собственному усмотрению.
- Машину водит владелец.
- Компания хочет оплачивать работнику определенную сумму, не заморачиваясь с чеками на ГСМ, запчасти и прочее.
Что касается расходов при компенсации, тут существует два подхода. Первый – все затраты по обслуживанию от ГСМ до ремонта включены в компенсацию. Второй – компенсация лишь возмещает износ имущества, а вот текущие расходы полагается оплачивать (компенсировать) отдельно.
Первого подхода в основном придерживаются проверяющие из налоговой инспекции и фондов. Хотя Трудовой кодекс в статье 188 говорит, что работнику выплачивается компенсация за амортизацию имущества, а также возмещаются расходы по его использованию.
Не хотите споров с инспекцией – в соглашении укажите, что сумма компенсации включает все возможные затраты. Готовы поддержать противоположную позицию, в том числе документально – придется вести строгий учет и собирать необходимые документы.
Не проще ли купить?
Чем аренда или компенсация лучше покупки собственного автомобиля? В первую очередь добавится транспортный налог.
К тому же приобретение дорогостоящее и относится к основным средствам, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском.
Потребуется завести карточку, вести учет ремонта, модернизации, решать вопрос с утилизацией изношенных запчастей и шин, чего можно постараться избежать в других случаях.
Есть определенные сложности и при продаже подобного ОС на УСН. При сроке службы ОС менее 15 лет и продаже авто ранее 3 лет с момента учета расходов на его приобретение организации придется восстановить сумму, на которую налогоплательщик уменьшил базу по налогу ранее. Это следует из п. 3 статьи 346.16 НК.
Кстати! Автомобили относят к III, IV или V амортизационной группе, срок их полезного использования не превышает 10 лет.
Упрощенцы не амортизируют ОС в общепринятом смысле, а списывают стоимость в затраты равными долями в налоговом периоде приобретения. При восстановлении придется уплатить налог и даже пени по нему, что выльется в весомую сумму.
Оформляем договор
Основное правило в случае аренды транспорта – можно арендовать его только у собственника. Договор может заключить и доверенное лицо (действующее от имени собственника), но если речь о сотруднике, то такие сложности ни к чему.
Главное, чтобы в тексте обязательно присутствовали:
- Данные об автомобиле. Уместно указывать марку, VIN, государственный номер, цвет кузова и комплектацию (например, прилагается прицеп, запасное колесо, тент и т.п.).
- Подтверждение права собственности арендодателя. Нужны данные свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС. Можно также указать сведения о страховом полисе ОСАГО.
- Реквизиты доверенности, на основании которой действует посредник.
- Период, на который передается авто.
- Сумма платы. Оговорите, что именно входит в состав оплаты, поскольку договор может заключаться как с условием предоставления услуг экипажа (водителя), так и без них. Также можно включать или не включать в оплату ремонт, ГСМ и прочие расходы.
Не обязательно, но желательно добавить и такие пункты:
- Состояние. Возможно, стоит провести диагностику, чтобы в дальнейшем арендодатель не предъявил претензий к состоянию имущества. Состояние можно описать в акте приемки-передачи.
- Наличие обременений. Например, залог в банке по кредиту, брачный контракт, запрещающий передачу в аренду совместного имущества без разрешения второго супруга и т.п.
- Использование авто. Например, работодатель хочет, в том числе, перевозить на машине сотрудников к месту работы, которое находится в отдаленной, труднодоступной местности с бездорожьем. Сотрудник-арендодатель, не согласный с этим, указывает условие об эксплуатации автомобиля только в городских условиях.
- Возможность субаренды. Без согласия собственника-арендодателя передавать машину другому физическому или юридическому лицу в субаренду запрещено.
- Возможные изменения. Пункт касается обычно крупных ремонтов, перекраски, нанесения фирменных знаков, логотипов и других серьезных изменений.
- Ответственность за утилизацию. Запасные части и шины, имевшиеся изначально, — собственность арендодателя. Если отвечает за утиль арендатор, то у него появляется обязанность заключить договор со специализированной компанией, отвечающей за утилизацию или переработку, потому что просто кинуть в мусорку детали и тем более резину нельзя. Можно сдать часть деталей на металлолом (получив подтверждающие документы).
Наконец, составляется акт приемки-передачи, и прикладываются к документам копии ПТС, свидетельства о регистрации, полиса и других, по необходимости.
Обратите внимание! На сайте представлен бланк акта передачи при купле-продаже, аналогично оформляется арендный акт.
Заключая сделку, помните: хотя сотрудник по отношению к организации не является взаимозависимым лицом с точки зрения Налогового кодекса, это не значит, что инспекторы не будут обращать внимания на сделку.
Сумма обязательно должна отражать реальные рыночные цены. Конечно, найдутся причины снизить или повысить размер арендной платы, по сравнению со среднерыночной: год выпуска, проведенный апгрейд, комплектация и т.
д.
Сотрудник едет в отпуск: прерывать договор?
Еще одна нетривиальная ситуация: работник собрался ехать в отпуск и хочет совершить поездку на своем авто. Что делать в таком случае? Достаточно составить соглашение о том, что на время отпуска машина передается по акту приемки-передачи, а затем снова возвращается организации в пользование. При этом за период отпуска, конечно, не начисляется аренда.
Учет расходов на арендованный автомобиль
По умолчанию в соответствии с ГК РФ издержки несет арендодатель, если договор включает услуги экипажа, и арендатор, если не включает.
Управление
Если обязанности водителя выполняет сам работник-арендодатель и есть условие об экипаже, то часть арендной платы, предназначенную для оплаты услуг, необходимо выделить обособленно. Плата за вождение облагается не только НДФЛ, но и взносами (кроме взносов в ФСС). Не выделяя часть аренды, организация рискует при проверке получить начисление взносов на всю сумму.
Редкая, но встречающаяся ситуация: заключается договор аренды с экипажем, но управляет автомобилем не сам работник, а третье лицо, нанятое им. Нужно ли платить НДФЛ и взносы за третье лицо? Ответ – нет.
Поскольку соглашение подписано с конкретным человеком, то по отношению именно к нему вы являетесь налоговым агентом.
В свою очередь он является налоговым агентом по НДФЛ для своего работника, и для вас их расчеты между собой не представляют интереса. Аналогичен подход и по взносам.
Не имеет значения, кому вы переводите часть оплаты за вождение – самому арендодателю (предпочтительнее) или его наемнику. Главное, обговорить этот момент в договоре. Сотрудник может подать письмо с просьбой часть оплаты переводить на указанное лицо.
Почему такой вариант кажется запутанным: надо много всего расписывать, чтобы точно была понятна суть перевода – это просто аренда или оплата услуг по вождению. Слишком заморочено. Не говоря уже о вездесущей налоговой инспекции, которая запросто может попросить выписки со счета и поинтересоваться, почему перечисления физическому лицу есть, а отчетов на него нет.
Ремонт и обслуживание
Это может быть текущая замена фильтра или поломанной детали, переустановка шин (зимние/летние), покраска, мойка и т.д. Сюда же относим капитальный ремонт. Выше мы уже обсудили, кто в каком случае несет расходы. Затраты сотрудника нам неинтересны, а об учете у организации-арендатора давайте поговорим.
Обратите внимание! Проводки по ремонту арендованного авто с подробной информацией найдутся в отдельной теме на сайте.
Если к проведению работ привлекается сторонняя компания, стоит уточнить, нет ли ограничений насчет сервиса.
Бывает, что при покупке нового автомобиля владелец обязуется использовать услуги авторизованного сервисного центра, благодаря чему получает дополнительные скидки и бесплатное обслуживание.
Направляя машину в другую мастерскую, можно подвести арендодателя и лишить его определенных льгот и гарантии.
Подобные детали прописываются в договоре. Можно указать использовать какие запчасти разрешено, оригинальные или аналоги тоже. Понятно, что всего предусмотреть не удастся, но перестраховаться от претензий точно не помешает.
Что касается капитального ремонта. Обычно к нему относится замена двигателя, частично или полностью кузова, дверей, сидений и других крупных частей. Двигатель – номерной агрегат. Раньше просто провести замену было нельзя, требовалась регистрация изменений, потому что номер на новом двигателе был другим.
С 2018 года, согласно п. 17 раздела I «Общие положения» правил государственной регистрации автомототранспортных средств, утвержденных Приказом МВД России от 26.06.2018 № 399, если происходит замена на аналогичный агрегат, то внести изменения в базу можно при совершении регистрационных действий в ГИБДД (например, при последующей продаже).
Кстати! Не запрещено провести изменения в текущем порядке, но лучше уточнить отношение к новшеству в своей дорожной инспекции, на местах закон понимается не равнозначно.
Что делать, если арендодатель обязан проводить ремонт, но не делает этого? Это нарушение договора, и действовать надо сообразно с ним и конкретной ситуацией:
- проводить ремонт самостоятельно и требовать учесть затраты в счет аренды;
- за время, пока авто не эксплуатируется по причине поломки, не начислять арендную плату (о простое необходимо известить арендодателя);
- обращаться в суд.
Если сотрудник согласен на зачет расходов, понесенных арендатором, в счет оплаты, то доход у работника возникнет на дату такого соглашения. Удержать НДФЛ можно только при следующем перечислении дохода.
В общем случае ремонт, произведенный арендатором в соответствии с обязательствами по договору, — это текущие затраты, они включаются в расходы как по налогу на прибыль, так и при расчете базы для налогообложения на УСН. Главное, чтобы было документальное подтверждение (акты, накладные, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, авансовые отчеты и прочие).
Модернизация: разбираемся, кто ведет учет и получает доход
Исключение из ремонта – модернизация, т.е.
обновление авто, в результате которого приобретаются новые характеристики или качественно улучшаются старые; и реконструкция – внесение технологических изменений, влияющих на предназначение автомобиля или кардинально меняющие его конструкцию. Например, простая замена одного двигателя на другой аналогичный — это ремонт, несмотря на стоимость агрегата. Установка двигателя большей мощности – модернизация.
Кстати! Согласие от арендодателя на произведение улучшений должно быть дано в письменной форме, иначе при возникновении конфликтной ситуации подтвердить факт его получения будет сложно.
Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.
- Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.
- Арендатор провел работы, не согласовав их. В этом случае арендодатель вправе отказаться возмещать подобные затраты, даже если речь идет о неотделимых улучшениях. В таком случае при возвращении авто считается, что улучшения передаются безвозмездно. Отделимые улучшения арендатор оставляет себе, договаривается о возмещении с владельцем или дарит.
- Улучшения произвел арендодатель. Если это не повлияло на технические характеристики и не имеет значения, то продолжается обычная эксплуатация, при необходимости делается дополнительное соглашение с указанием новых характеристик и акт приемки-передачи.
Проведенные улучшения отражаются в учете арендатора как неотделимые или отделимые в зависимости от вида работ и результата.
Когда автомобиль возвращается к владельцу, последний обязан возместить расходы на неотделимые улучшения. Но может этого не делать, если стороны договорятся о безвозмездной передаче. Если проведены отделимые улучшения, то их организация вправе оставить себе.
В то время, пока машина находится у арендатора, улучшения рассматриваются как отдельный особый объект ОС и амортизируются в налоговом учете, несмотря на стоимость и срок полезного использования (СПИ) – п.
1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость.
Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.
Обратите внимание! В 2018 году принят новый стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», использовать его можно по желанию. Обязательным стандарт станет с отчетности 2022 года.
Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.
Страховка
За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.
Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.
ГСМ: топливо и путевые листы
Запомните правило: каким бы образом ни появился у компании автомобиль, как и кем бы он ни эксплуатировался, платится за него арендная плата или компенсация – нужно составлять путевые листы. Да, всегда. Это единственные документы, которые безоговорочно подтверждают служебный характер поездок, маршрут и километраж (он нужен для расчета расхода топлива).
Унифицированные бланки не обязательны, большинство организаций вправе использовать разработанные самостоятельно формы, главное, утвердить их в составе учетной политики.
Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:
- Наименование и номер.
- Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
- Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
- Данные водителя (ФИО, медосмотр).
- Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
- Показания одометра (пройденный километраж).
- Даты выезда/въезда на парковку.
- Сведения о предрейсовом ТО.
Покупка топлива может осуществляться подотчетными лицами на автозаправках за наличные и по картам, по специальным топливным картам по безналичному расчету. Топливные карты должны учитываться в разрезе работников, которые их используют.
Организация вправе устанавливать на автомобили навигационное оборудование с GPS, сообщающее местоположение машины во время работы. Такие меры позволяют избежать обмана и так называемых «левых» поездок водителей, когда те берут дополнительный или попутный груз без согласования с руководством.
Для контроля используются регистраторы, ведущие запись передвижения. Они же обеспечивают восстановление картины происшествия после ДТП и вычисление виновных лиц.
Работников стоит предупредить о ведении записи и передачи данных. Во-первых, это изначально дисциплинирует, и нарушения не допускаются уже потому, что ведется наблюдение. Во-вторых, видеозапись или отслеживание без соответствующего согласия работник в будущем может счесть нарушением личных прав, так что лучше перестраховаться.
Забалансовый учет
Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.
Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.
Загрузка...
